Wichtige Begriffe und Abkürzungen in der Beschaffung

Beschaffungsthemen sind in der Regel komplex. Unser Glossar gibt Ihnen einen Überblick über die gebräuchlichsten Begriffe in Sachen Einkauf, Beschaffung, Logistik, Supply Chain Management und Finanzwesen. Einige Begriffe sind innerhalb der Praxis-Community nicht „standardisiert“. Inhalte werden im allgemeinen Sprachgebrauch nicht eindeutig abgegrenzt gebraucht. Unsere Liste „lebt“ darum auch, das heißt: Wir passen an und bauen aus.

Für die hier aufgeführten Informationen besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit.

Spend Analysis 101: Leitfaden Spend Analysis im Einkauf. Alles, was Sie über Spend Analysis im Einkauf wissen müssen.

A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | XYZ

A

Ab Lager

(Off-the-shelf) Klausel "ab Lager" meint, dass die Ware so verkauft wird, wie sie im Lager steht. Also der Käufer trägt beim Versendungskauf die Verpackungskosten. Siehe dazu auch "Incoterms". 

Absicherung

(Hedge) Bezeichnet eine finanzielle Absicherung gegen Risiken - zur Kompensation von Zins-, Preis- oder auch Wechselkursschwankungen. Ein Hedger koppelt eine Transaktion (die es zu sichern gilt) mit einer weiteren Transaktion ab, die das Risiko neutralisieren soll, etwa mit Futures, Optionen, Forwards.

Absichtserklärung

(Letter of intent) Erste schriftliche Überinkunft, bevor der Vertrag im Detail definiert wird.

Agiles Ausgabenmanagement

(Agile spend management) Agiles Ausgabenmanagement (Spend) zielt auf Kontrolle der Kosten von Drittanbietern mithilfe automatisierter Workflow-Tools. Ziele u.a. sind Transparenz, einheitliche Ausgabenkultur, Nutzung des kollektiven Einkaufs-Know-hows, Austausch von Best Practices, Vermeidung von Engpässen (und zugleich von manuellen, fehleranfäligen Prozessen).

Agilität

(Agile procurement) Agilität ist die Fähigkeit, schnell mit adäquaten Maßnahmen auf Veränderungen zu reagieren. Der Einkauf muss z.B. rasch mit volatilen Angebots- und Nachfragebedingungen umgehen können. Agilität erfordert flache Hierarchien und neue Zusammenarbeitsformen, etwa bei Findung und Umsetzung neuer Produkte und Geschäftsmodelle. Zur Anwendung kommen schlanke, agile Workflow-Methoden. Siehe dazu auch "Kaizen" und "Kanban" in diesem Glossar.

Akkreditiv

(Letter of credit) Das Akkreditiv ist eine vertragliche Verpflichtung einer Bank, im Auftrag des Kunden eine Zahlung zu leisten.

Anbindung bzw. Eingliederung von Lieferanten

(Onboarding, suppliers) Anbindung bzw. Eingliederung von Lieferanten in die eigenen elektronischen bzw. automatisierten Prozesse und Systeme zum schnittstellenübergreifenden (mehrstufigen) Austausch von Daten und Informationen.

Anforderung

(Requisition) Als Bestellanforderung (Kurzform Banf oder BANF nach der Bezeichnung im SAP ERP) bezeichnet man eine Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

Anfrage nach detaillierten Informationen

(RFQ, request for quotation) Anfrage nach detaillierten Informationen über Preise und Konditionen auf Basis einer konkreten Spezifikation. Eine detaillierte Beschreibung aller Parameter der geplanten Beschaffung.

Anlagegüter

(Fixed assets) Anlagegüter sind real existierende und physisch greifbare (materielle) Güter, wie Maschinen und Anlagen, Grundstücke und Gebäude, Büro- und Betriebseinrichtungen, IT-Systeme und Software. Immaterielle Anlagegüter sind Vertriebsrechte, Lizenzen, Patente etc., die nicht greifbar sind.

Annahme von Waren

(Receipt of goods) Umfasst alle Tätigkeiten von Eingang der Ware über Prüfung bis Einlagerung.

Anschaffungskosten

(Acquisition cost) Geleistete Aufwendungen bzw. Kosten, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und diesen in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungsnebenkosten zählen etwa Aufwendungen für Transport, Einbau und Montage.

Aufforderung zur Angebotsabgabe

(Request for proposal) Anfrage zum Beispiel nach einem System- oder Projektangebot mit bestimmten aufgeschlüsselten Faktoren; lässt dem potenziellen Lieferanten Spielraum.

Auftragsänderung

(Change order) Oft ändert sich die Anforderung des Einkaufs während der Auftragsausführung. Kleinere quantitative Änderungen können über Nachträge abgewickelt werden. Bei größeren Anpassungen ist zu klären, ob sich die Änderungen über bestehende Verträge abwickeln lassen oder ob eine neue Ausschreibung erfolgen muss.

Aufwendungen für Kaufpreis

(Landed costs) Aufwendungen für Kaufpreis (pro Einheit), Fracht, Versicherung, Zölle, Gebühren, Steuern, Lieferkosten (und anderer Kosten) zum Bestimmungsort bzw. -hafen.

Ausgabenanalyse

(Spend analysis) Die Ausgabenanalyse ist die aktive Überprüfung der Beschaffungsausgaben zur Kostensenkung, Effizienzsteigerung sowie Verbesserung der Lieferantenbeziehungen. Im Einkauf bezieht sich die Ausgabenanalyse auf die systematische Sammlung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse von Ausgabendaten − entweder mit spezieller Software oder durch Spend-Cube-Projekte. 

Ausgabenleckage

(Spend leakage) Ausgaben bei Lieferanten, die nicht auf der Liste vorab genehmigter Lieferanten aufgeführt sind.

Ausgabenmanagement

(Spend management) Durch systematisches Ausgabenmanagement soll die Hebelwirkung der Beschaffung von Materialien, Produkten und Dienstleistungen forciert werden. Ausgabenmanagement zielt darauf, alle Ausgabenquellen transparent zu machen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Risiken in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen. Realisierte Einsparungen steigern den Gewinn und können auch Investitionen zugute kommen.

Ausgabe-Würfel

(Spend cube) Methode zur Strukturierung für folgende Fragen: Was wird gekauft? (Warengruppe); Wo sind Kosten entstanden? (Kostenstelle); Von wem wird gekauft? (Lieferanten). Schritte: Erfassung der Daten, Datenkonsolidierung und -umwandlung, Klassifizierung von Lieferanten und Ausgaben und finale Auswertung der Daten und Aufbau von maßgeschneiderten Reporten.

Auslagerung von Geschäftsprozessen

(Business process outsourcing) Unternehmen lassen hierbei bestimmte nicht-geschäftskritische Aufgaben des Sekundärsektors von externen Dienstleistern verrichten, um mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft zu haben. Beispiele für ausgelagerte BPO-Bereiche: Lohnabrechnung, Rechnungswesen, HR, Kundenbetreuung, IT, Logistik etc.

Auslagerung von Unternehmensaufgaben

(Outsourcing) Auslagerung von Aufgaben und Unternehmenssturkturen an externe Dienstleister. Erfordert im Vorfeld eine komplexe Kosten-Nutzen-Analyse. (siehe dazu auch: "Make or buy")

Automatisierter Kreditorenbuchhaltung

(AP automation) Mittels automatisierter Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen Lieferantenrechnungen schrittweise in digitalem Workflow verwalten (kein manueller Eingriff nötig).

B

Balanced scorecard

Eine Balanced scorecard macht die strategischen Ziele und Kennzahlen eines Unternehmens auf simple Weise sichtbar. Dahinter steht ein strategischer Rahmen zur Leistungsmanagement, Identifizierung und Verbesserung verschiedener Funktionen, einschließlich finanzieller und nichtfinanzieller Kennzahlen (nach Robert S. Kaplan und Dave P. Norton). Im Einkauf können Teams Aktivitäten und die sich daraus ergebenden Konsequenzen verfolgen.

Belastbare Vergleiche

Benchmarking ermöglicht belastbare Vergleiche (intern und extern) anhand von Kennzahlen (Benchmarks). Die so gewonnenen Informationen führen zu professionellen Auswertungen, Rückschlüssen und Trendbestimmungen. Benchmarking erlaubt auch Vergleiche mit dem Wettbwerb.

Beschaffungsauktion

(Auction in procurement) Eine Beschaffungsauktion wird durch den Einkauf initiiert. Konkurrierende Verkäufer bzw. Lieferanten bieten für ein zu versteigerndes Los (Güter, Dienstleistungen etc.). Es gibt eine Reihe von Auktionsmethoden, darunter die "japanische" (revers), "niederländische" (fallende Preise) und "englische" Auktion (klassische Aufwärtsversteigerung).

Beschaffungsprozess-Zyklus

(Procurement process cycle) Der Beschaffungsprozess-Zyklus umfasst alle Schritte zur Identifizierung und Beschaffung neuer Produkte oder Dienstleistungen, z.B. Bedarfsermittlung, Identifizierung potenzieller Lieferanten, Vergleich von Alternativen, Überprüfung und Genehmigung von Zahlungen. Zu den Variationen der Beschaffungszyklen gehören Source-to-Contract- (S2C) und Procure-to-Pay-Prozesse (P2P).

Beschreibung der Leistungen

(Statement of work) Beschreibung der Leistungen, die im während der Vertragslaufzeit (Projektlaufzeit) zu erbringen sind, etwa Mengen, Services, Ergebnisse.

Best-of-breed

Hierbei wählen Einkäufer die (ihrer Ansicht nach) "besten" einzelnen Software-Tools statt einer komplexen Anwendungslösung eines einzigen Herstellers bzw. technischen Dienstleisters.

Beste Alternative zu einer ausgehandelten Vereinbarung

(BATNA) Die beste Alternative zu einer ausgehandelten Vereinbarung meint: die beste Alternativoption, wenn während der Verhandlungen keine Einigung erzielt werden konnte. Das vorherige Ausarbeiten solcher Alternativen stärkt die eigene Verhandlungsposition und schützt vor ungewollter Über- oder Unterschreitung eines intern definierten Grenzwerts.

Bestes und endgültiges Angebot

(Best and final offer) Das beste und endgültige Angebot ist eine Methode, die in mehrstufigen Verhandlungsprozessen angewandt wird. Nachdem die Bieter ihre Vorschläge eingereicht haben und der Arbeitsumfang vereinbart worden ist, werden sie aufgefordert, ein endgültiges Angebot ohne Raum für weitere Verhandlungen vorzulegen.

Bestellanforderung (BANF)

(Purchase requisition) Bestellanforderung (BANF); Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

Bestellung

(Purchase order) Eine Bestellung (PO) ist ein offizielles vom Bedarfsträger bzw. Einkäufer erstelltes Dokument, das eine Kauftransaktion für Waren oder Dienstleistungen bei einem Lieferanten autorisiert. POs spielen eine wichtige Rolle bei der Spendkontrolle. Ein automatisierter PO-Prozess trägt zur Beschleunigung des Prozesses bei, verbessert die Kommunikation und minimiert finanzielle Risiken.

Betriebskapital

(Working capital) Betriebskapital (auch: Umlaufvermögen); einem laufenden Umsatz unterliegende Vermögensteile, z.B. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Halb- und Fertigerzeugnisse, Anzahlungen, Forderungen, Bankguthaben, Schecks.

Betriebskosten

(Operating expenses) U.a. Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Personalkosten, Abschreibungen; Bestandteil der Gewinn- und Verlustrechnung.

Bevorzugter Lieferant

(Preferred supplier) Kategorie des Einkaufs für ausgewählte Lieferanten. Sie werden z.B. bei jeder Ausschreibung der Materialgruppe angefragt und dürfen sich in regelmäßigen Meetings schon in der frühen Produktentstehungsphase einbringen. Der Einkauf garantiert feste Abnahmen. Der Lieferant bekennt sich zu Exklusivität. Beide Seiten profitieren von enger Zusammenarbeit.

C

Commodities

Commodities (standardisierte Geschäftsgegenstände, Investitionsgüter, Konsumgüter, Nahrungsmittel, Rohstoffe wie Energie und Metalle etc.) können gegen gleichartige Güter getauscht werden (an Börsen). Beschaffungsorganisationen verfolgen und nutzen Rohstoffpreisinformationen aktiv, um wettbewerbsfähige Preise für Rohstoffe, Waren oder Dienstleistungen auszuhandeln.

Compliance 

Compliance meint korrektes Handeln und die Einhaltung von definierten Regeln, Normen und Gesetzen - im eigenen Unternehmen und in den Geschäftsbeziehungen. Der Einkauf bezieht auch die Lieferantenbasis ein. Er misst z.B., ob Vereinbartes in Verträgen mit genehmigten Lieferanten erfüllt wird.

D

Datenveredelung

(Data enrichment) Bei der Datenveredelung werden rudimentäre Datensätze korrigiert, aktualisiert und mit Zusatzinformationen angereichert. Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Marketing greifen auf standardisierte (einheitliche) Daten zu und können so eine effektivere Kommunikation mit Lieferanten und Kunden steuern.

Dezentralisierte Beschaffung

(Decentralized procurement) Dezentralisierte Beschaffung erfolgt dezentral in den einzelnen Abteilungen bzw. an anderem Standorten; kurze Wege, Ausnutzung von "regionalen Sonderangeboten", aber keine sinnvolle Bündelung über Rahmenverträge mit Mengenrabatten und keine Übersicht über Lieferanten.

Digitale Transformation

Digitale Transformation in der Beschaffung ist der Wandel von manuellen analogen Prozessen hin zu Transparenz, harmonisierten Schnittstellen und Prozessen sowie einer neuen Organisationskultur - unter Einsatz digitaler Technologien und Werkzeuge.

Digitalisierter Einkauf

Im digitalisierten Einkauf (Teilbereich der digitalen Transformation) werden Informationen in eine digitale Form überführt, digital verarbeitet, analysiert und gemeinsam genutzt. Beispiel: Umwandlung von Metadaten (gespeicherte computerlesbare Informationen) aus Papierverträgen und -dokumenten in digitale Formate (z.B. PDF-Dateien).

Direkte Arbeitskosten

(Direct labor costs) Löhne und Gehälter sind direkte Arbeitskosten. Gegensatz: Lohnnebenkosten sind indirekte Arbeitskosten.

Direkte Materialkosten

(Direct material costs) Direkte Materialkosten sind Aufwände für Rohstoffe und Komponenten, die zur Herstellung von Produkten verwendet werden. In der Fertigung ist die Verwaltung und Prognose dieser Kostenposition ein wichtiger Werttreiber in der Beschaffung.

Direkter Einkauf

Direkter Einkauf ist die Beschaffung von Materialien, Gütern und Ressourcen für die Produktion, die direkt mit der Herstellung verbunden sind. Beispiele: Aufwand für Rohstoffe, Maschinen, Arbeitskosten etc.

E

EBITDA

EBITDA ist die Abkürzung für "earnings before interest, taxes, depreciation and amortization" und meint: Gewinn vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen auf Sachanlagen und Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände.

Eigenkapital

(Equity) Das Eigenkapital eines Unternehmens (positive Differenz aus Vermögen und Schulden) steht dem Unternehmen bzw. dem Eigentümer oder Gesellschafter als Reinvermögen zur Verfügung.

Eingangsrechnung

(Purchase invoice) Auch: Zahlungsanforderung. Pflichtangaben: enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG - Deutschland): vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig vergeben, Zahlenreihe), Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Leistung, bei Vorauszahlungen/Anzahlungen, Entgelt für die Lieferung oder Leistung, im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (z.B. Skonto), anzuwendender Steuersatz, Hinweis auf Steuerbefreiung.

Einkauf interner Bedarfsträger am Einkauf vorbei

(Maverick purchasing) Bei Einkauf interner Bedarfsträger am Einkauf vorbei bestellen Mitarbeiter ohne Berechtigung und (ignorieren zuweilen) Vorgaben. Das ist teuer und infeffizient. Ziel ist, die Maverick-buying-Quote zu minimieren bzw. zu eliminieren. Elektronische Tools schaffen Transparenz und eindeutige Zuordnungen und Freigaben (Produkte, Preise etc.).

Einkaufdpreisabweichung

Einkaufspreisabweichung ist die Differenz zwischen den Kosten der Bestellung und den Standardkosten des Artikels.

Einkaufskarte

(Purchasing card) Einkäufer (und andere Berechtigte) nutzen eine Firmenabbuchungskarte, um Waren und Dienstleistungen direkt und eigenverantwortlich bei vorab festgelegten Lieferanten zu bestellen. Eine dritte Partei fungiert als Autorisierungsstelle für Bestellungen, z.B. Lufthansa AirPlus, VISA, Dresdner Bank.

Einkaufsorganisation

(Group purchasing organization) Die Einkaufsorganisation verantwortet als organisatorische Einheit einer Unternehmensgruppe (alle) Einkaufsvorgänge im Unternehmen, beschafft verhandelt und erarbeitet Strategien.

Einkäufer

(Buyer) Der Einkäufer ist für die systematische, zeitgerechte Bedarfsdeckung des Unternehmens (bzw. der internen Bedarfsträger) - etwa mit Handelswaren, Produktionsmaterialien, Rohstoffen, Hilfs- und Betriebsmitteln, Dienstleistungen - zuständig. Einkäufer sind in größeren Unternehmen separat mit operativen und strategischen Aufgaben befasst.

Einkäufer im Bereich indirekte Beschaffung

(Indirect procurement) Einkäufer im Bereich indirekte Beschaffung kümmern sich um Güter, Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt mit der Herstellung von Produkten zusammenhängen (auch: Nicht-Produktionsmaterial). Es gilt, den Betrieb aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln.
Beispiele für indirekte Ausgabenkategorien:

• Marketing-Dienstleistungen (Medienkauf, Agenturen etc.)
• Consultant-Services
• Reisedienstleistungen
• MRO (Wartung, Reparatur und Betrieb)
• IT (Hardware, Software)
• HR (Rekrutierung, Aus- und Weiterbildung)
• Transport und Flottenmanagement
• Versorgung (Gas, Elektrizität, Wasser)

Ektonische Ausschreibungen

(Competitive bidding) Mittels elektronischer Ausschreibungen hoffen Unternehmen, für ihre zu vergebenden Lose den günstigsten bzw. besten Anbieter zu finden. Das kann als Open Bid (offenes Gebot, alle Angebote für Wettbewerber sichtbar) oder Sealed Bid (verdecktes Gebot; meist nur ein Angebot durch Wettbewerber) geschehen.

Elektronische Anfrage

(RFx) Das X ist Platzhalter für konkrete Angebote zu Waren, Produkten, Dienstleistungen und Informationen. Via eRfX-Tool fragen Einkäufer Konditionen für ihre Bedarfe bei unterschiedlichen Lieferanten strukturiert an. So wird ein Vergleich möglich.

Elektronische Beschaffung

(E-procurement) Elektronische Beschaffung ist der Oberbegriff für den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen über digitale Netzwerke bzw. Plattformen. Mithilfe integrierter Systeme und Tools können Einkäufer operative und taktische Aufgaben (etwa Katalogbeschaffung, Auktionen, Ausschreibungen etc.) abwickeln. Bestimmte Tools unterstützen auch bei strategischen Zielen.

Elektronische Kataloge

Elektronische Kataloge führen Nachfrage (in der Regel sog. C-Artikel) und Angebote webbasiert zusammen. Das reduziert Zeit, Aufwand, Kosten - und auch das Maverick Buying (ungesteuerte Beschaffung am Einkauf vorbei). Größere Unternehmen arbeiten mit eigenen Katalogen (Buy-Side-Katalogen). Darin sind freigegebene, empfohlene und zwingend zu bestellende Artikel gelistet. Bei Sell-Side-Katalogen fassen Lieferanten ihre Angebote zusammen. Informationen werden vereinheitlicht und den E-Procurement-Systemen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Der Einkauf kann auch auf "fremden" Katalogplattformen eigene Sortimente einpflegen lassen oder wahlweise "freie" Angebote einsehen bzw. nutzen.

Endresultat

(Bottom line) Reingewinn: wird auch als Nettoergebnis oder Jahresergebnis eines Unternehmens bezeichnet.

Ermittlung benötigter Materialien

(Material requirements planning) Ermittlung benötigter Materialien nach Art, Menge, Qualität, Zeit; Fokus: effiziente und effektive Versorgung (nur so viel vorhalten, wie kurzfristig benötigt wird) sowie möglichst wenig Verschwendung.

Erstausrüster

(Original equipment manufacturer) Ein Erstausrüster (Originalausrüstungshersteller) stellt Komponenten oder Produkte her, bringt sie aber nicht selber in den Einzelhandel - er liefert seine Originalteile also zur weiteren Verarbeitung an seine Kunden. Anders in der Automobilindustrie: Hier werden Hersteller wie Daimler, BMW, Tesla als OEM bezeichnet.

Erteilung oder Einholung der Erlaubnis

(Licensing) Erteilung oder Einholung der Erlaubnis, etwas herzustellen oder zu verwenden, das eine andere Firma oder Person geschaffen bzw. hergestellt hat (oder besitzt).

Eskalationsklauseln

Einkauf und Lieferant können (als Anhang zu Verträgen) Eskalationsklauseln festlegen. Um im Eskalationsfall Rechte und Pflichten eindeutig bestimmen zu können, gilt es, möglichst alle Konflikte eindeutig zu benennen, die sich aus dem Hauptvertrag ergeben könnten. Die Klausel sollte zudem Verfahren und Reihenfolge (Eskalationsstufe) beschreiben.

E-Sourcing

Unterstützt die webbasierte Abwicklung strategischer Schritte, etwa Lieferantenfindung, Verhandlung, Auktion, Auftragsvergabe, Vertragsschluss (= den richtigen Lieferanten finden); siehe auch "Sourcing" in diesem Glossar.

E-Tendering

Hierbei schreiben Einkäufer aus Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen (hier: E-Vergabe) ihre Bedarfe oder Lose in elektronischer Form auf dem Markt aus. Lieferanten geben Angebote innerhalb eines vorher definierten Zeitraums ab. Beide Seiten sparen Zeit und Aufwand. Der Einkauf hofft so auf den besten Preis bzw. Anbieter. Der Informationsaustausch verläuft (systemunterstützt) papierlos.

Expediting

Hierbei sichern Experten (Expeditoren in Einkauf und Projektmanagement) Qualität und pünktliche Lieferung von Waren, Komponenten und Produkten - geforderte Waren müssen zum vereinbarten Zeitpunkt in der vereinbarten Qualität am vereinbarten Ort ankommen.

Externe Interessenvertreter

(External stakeholders) Externe Interessenvertreter gehören nicht zum Unternehmen, sind aber aber von dessen Strategien und Handlungen betroffen. Dazu zählen Lieferanten, Kunden, Gläubiger, Anleger.

F

Fairer Marktwert

(Fair market value) Der faire Marktwert (auch: angemessener Wert) ist der Wert, der einem Wirtschaftsobjekt (wie einer Aktie) auf einem Markt von den Marktteilnehmern beigemessen wird - unabhängig vom aktuellen Börsen - oder Handelswert. Grundlage bilden Bewertungsmodelle.

Fertigwaren

(Finished goods) Produzierte Waren, die zum Verkauf oder zum Versand durch den Produzenten bereitstehen; Vorräte an Fertigerzeugnissen sind Waren, die ihr Produzent vor der Auslieferung nicht weiterverarbeiten will (auch wenn sie als Vorleistungen für andere Produktionsprozesse bestimmt sind).

Festpreis

(Fixed price) Einkäufer und Lieferanten können sich auf einen Festpreis (im Vertrag) für zu liefernde Waren, Produkte oder Dienstleistungen einigen. Dieser wird dann weder unter noch überschritten.

Firmenexterne Logistikdienstleister

(3PL) Firmenexterne Logistikdienstleister übernehmen z.B. Transport und Lagerung für ihre Kunden.

Flaschenhals

(Bottleneck) In der Beschaffung meint der "Flaschenhals" einen Engpasspunkt, an dem ein hohes potenzielles Versorgungsrisiko besteht. Diese organisatorischen Schwachstellen gilt es frühzeitig zu identifizieren, um Unterbrechungen in der Produktion bzw. bei der Lieferung von Schlüsselprodukten oder -dienstleistungen zu vermeiden. Weitere Informationen lesen Sie unter "Kraljic-Matrix".

Fremdfertigen oder erfüllen

(Make or buy) Frage: Im eigenen Unternehmen herstellen oder besser durch Externe fremdfertigen oder erfüllen lassen? Komplexe Kosten-Nutzen-Rechnung für nicht-kritische Tätigkeiten hinsichtlich Ressourcen, Kapazitäten Preisen, Time to market, Servicequalität etc.

Full-suite

Bezeichnet eine Softwarelösung, die den gesamten strategischen Beschaffungsprozess abdeckt - den gesamten Source-to-Pay-Prozess. Siehe dazu auch "Best of Breed" für einen alternativen Ansatz.

G

Garantie

• (Guarantee) Die Garantie des Herstellers bedeutet seine unmittelbare vertragliche Verpflichtung auf Gewährleistung gegenüber dem Käufer (Endabnehmer).
• (Warranty) Die freiwillige Selbstverpflichtung des Herstellers oder Händlers, die über den Kaufvertrag hinaus geht.

Gebot

(Bid) Ein Gebot ist ein Preisangebot für ein Produkt oder eine Dienstleistung, das ein Bieter im Rahmen einer Auktion abgibt. Der Einkauf zielt auf den bestmöglichen Preis, die bestmögliche Qualität und/oder die bestmöglichen Bedingungen.

Gebühr für Wartezeit

(Waiting time charge) Vereinbarte Gebühr für (nicht geplante) Wartezeit, z.B. an der Rampe.

Genehmigter Lieferant

(Approved supplier) Ein genehmigter Lieferant wurde zuvor von den Einkaufsmanagern anhand verschiedener Kriterien geprüft. Er muss spezifische (Mindest-)Standards hinsichtlich Lieferfähigkeit, Lieferfristen, Qualität, Service und Kostenzusagen erfüllen. Einkäufer greifen auf (webbasierte) Approved supplier lists (ASL) zurück.

Geschäftseinheit

(Business unit) Unternehmen führen zuweilen separate Geschäftseinheiten als selbstständige Abteilung, Division (oder isoliertes Geschäft) innerhalb des Mutterunternehmens oder Konzerns, in manchen Fällen auch als Profit-Center.

Geschäftsjahr

(Financial year) Wirtschaftsjahr, Haushaltsjahr, Steuerperiode.

Globale Beschaffung

(Global sourcing) Globale Beschaffung wird im Unternehmen als Einkauf auf internationalen Märkten (etwa in Niedriglohnländern) oder auch als komplexeres strategisches Agieren in anderen Ländern (auf globalen Beschaffungsmärkten, Zusammenarbeit mit Lieferanten) verstanden.

Go-live

Nach diversen Testschritten innerhalb einer meist länger dauernden Implementierungsphase wird ein neues Tool freigeschaltet. Das bedeutet: Diverse Mitarbeiter nutzen die neue Lösung nach dem Startschuss gemeinsam als Produktivsystem.

Grüne Beschaffung

(Green procurement) Bei der grünen Beschaffung (auch: umweltfreundliche oder ökologische Beschaffung) werden Produkte, Materialien, Güter und Dienstleistungen unter Umweltverträglichkeitsgesichtspunken bewertet. Die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland sehen verbindliche Rahmenbedingungen vor.

Gutschrift

(Credit note) Eine Gutschrift wird als positive Buchung auf die Konto-Habenseite verbucht. Gemeint sind alle Zahlungseingänge, auch eingehende Überweisungen oder Beträge, die per Lastschrift von einem weiteren Konto eingezogen werden.

H

Harmonisierung

(Harmonization) Durch Harmonisierung werden z.B. Nummerierungen anhand einer neu festgelegten Methode vereinheitlicht. Beispiel: Durch Implementierung einer Softwarelösung für Spend Analysis lassen sich alle unternehmensweit verfügbaren Daten konsolidieren, validieren, transparent und benutzerfreundlich darstellen. Unterschiedliche Lieferantennummernkreise und Warengruppensysteme werden harmonisiert und referenziert.

Holländische Beschaffungsauktion

(Dutch E-Auction) Gute Auktionsform, wenn der Käufer Druck auf die Bieter ausüben will: Eine holländische Beschaffungsauktion startet mit einem niedrigen Startpreis (auf Grundlage von Vorabinformationen an die Bieter). Dieser wird durch den Einkäufer in Zeit- und Preisintervallen gesteigert. Der erste Lieferant, der den aktuell angezeigten Preis akzeptiert, erhält den Zuschlag.

Höhere Gewalt

(Force majeure) Höhere Gewalt tritt ein, wenn ein Unternehmen durch ein unvorhersehbares und unabwendbares Ereignis seinen Produktions- oder Lieferzusagen nicht gerecht werden kann. Ein solches besonderes Ereignis muss dann außerhalb der eigenen Kontrolle liegen. Dazu gehören Naturkatastrophen (Erdbeben, Überschwemmungen, Unwetter, Vulkanausbrüche etc.), Brände, Blockaden, Boykotte, Embargos, Streiks, Kriege etc.

I

Invoice-to-pay (I2P)

I2P beginnt typischerweise mit dem Erhalt einer Rechnung und durchläuft diverse Schritte von Überprüfung und Genehmigung bis zur Zahlung.

Indexbasierte Preisgestaltung

(Index pricing) Indexbasierte Preisgestaltung ist ein Mechanismus zur Preisfindung für Einkäufer und Lieferanten. Es gilt, auf volatilen Märkten sicherer zu agieren, Margen zu schützen und längere Kontrakte transparent abzusichern.

Integriertes Beschaffungssystem

(Integrated procurement system) Integriertes Beschaffungssystem optimiert im Einkauf (und bei bestimmten internen Bedarfsträgern) schnittstellenübergreifend Prozessabläufe.

Internationale Handelsklauseln

Internationale Handelsklauseln also die Incoterms-Regeln sind global anwendbare Standards zu Lieferbedingungen in internationalen Geschäften (International Commercial Terms). Sie regeln Rechte und Pflichten von Käufer und Verkäufer rund um die Lieferung einer Ware: Wann geht die Ware vom Verkäufer auf den Käufer über, wer trägt welche Transportkosten, wer übernimmt ab wann die Haftung für Verlust und Beschädigung der Ware und/oder die Versicherungskosten. Nicht geregelt: z.B. Zahlungsbedingungen, Eigentumsübergang einer Ware, Streitbeilegung. Die neue Version gilt ab dem 1. Januar 2020 und soll anstatt der Incoterms® 2010-Version verwendet werden.

Interne Interessenvertreter

(Internal stakeholders) Die internen Interessenvertreter (auch: Anspruchsgruppen, interne "Kunden"), wie Eigentümer, Manager, Mitarbeiter anderer Abteilungen.

J

Japanische Auktion

Bei der japanischen Auktion werden zunächst keine Gebote durch Lieferanten abgegeben. Der vom Einkäufer gesetzte Ausgangspreis fällt in bestimmten Intervallen so lange, bis nur noch ein Lieferant bereit ist, für den angebotenen Preis zu liefern. Damit ist die Auktion beendet.

K

Kaizen

Kaizen (japanische Geschäftsphilosophie) zielt auf kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Produktiivität. Alle Mitarbeiter werden eingebunden. Kaizen fußt auf schlanken, agilen Arbeitsmethoden.

Kanban

Kanban ist eine Methode zur Visualisierung von Arbeit, die durch die schlanken, agilen Workflow-Methoden populär geworden ist. Ursprünglich für die Just-in-Time-Fertigung in Japan entwickelt, hat sich Kanban bei komplexen Projekten in der Softwareentwicklung und im Beschaffungsprojektmanagement durchgesetzt.

Kapitalausgaben

(Capital expenditure) Kapitalausgaben (CAPEX) setzt eine Organisation ein, um Anlagevermögen - wie Gebäude, Fahrzeuge, Grundstücke - zu kaufen, zu erhalten oder aufzurüsten. CAPEX-Investitionen erfordern oft eine strategische und langfristige Ausrichtung der Beschaffung, da sie hohe Werte mit hoher Risikostreuung bedeuten.

Kapitalflussrechnung

(Cash flow statement) Kapitalflussrechnung (auch: auch Cashflow-Rechnung) soll alle Zahlungsmittelströme eines Unternehmens traansparent machen. Dabei werden Potenziale quantifiziert und Gründe Abweichungen bzw. Änderungen in Sachen Liquidität sichtbar gemacht.

Kategorie

(Category in procurement) Eine Kategorie umfasst eine Gruppe verwandter Waren oder Dienstleistungen mit ähnlichen Merkmalen. Beispiele: Verpackungs-, IT- oder Transportkategorien. Category Management ist die aktive Kontrolle von Kosten und Lieferanten innerhalb strategischer Kategorien.

Kategorisierung

(Categorization) Kategorisierung basiert auf eigenen, zumeist aber "traditionellen" technischen Standards wie eClass oder UNSPSC. Durch klassifizierte Stammdaten und Dokumente lassen sich Daten harmonisieren und Analysen in Sachen Fremdkosten fahren. Ziel ist, potenzielle Einsparungen zur identifizieren.

Kauf bei einer einzigen Quelle

(Single source) Kauf bei einer einzigen Quelle, also bei einem einzigen Lieferanten; gezielte, bewusste Beschränkung; bedingt Vertrauen und enge Zusammenarbeit.

Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

(Small- and medium sized enterprises, SMEs) Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) werden in der EU-Empfehlung 2003/361 definiert. Danach zählt ein Unternehmen zu den KMU, wenn es nicht mehr als 249 Beschäftigte hat und einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro erwirtschaftet oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Millionen Euro aufweist.

Kompetenzzentrum

(Center of excellence) Unternehmen rufen ein Kompetenzzentrum ins Leben, um hier komplexe Projekte von großer (strategischer) Relevanz (z.B. Transformation, Digitalisierung, Innovation) durch ein Team unterschiedlicher Experten in einem bestimmten Zeitraum vornzutreiben. Erarbeitet werden Best Practices.

Komplettladung

(Full truck load, FTL) Meint im (internationalen) Speditionswesen eine Komplettladung eines LKW, die bei einem einzigen Versender abgeholt und ohne Warenumschlag oder Lagerung auf direktem Weg zu einem Empfänger transportiert wird.

Konnossement

(Bill of lading) Das Konnossement (auch: Schiffsfrachtbrief) ist ein Dokument, das ein Verfrachter im Seehandel ausstellt. Er quittiert damit, dass er die Ware entgegengenommen hat.

Kontinuitätsplan

(Continuity plan) Ein Kontinuitätsplan soll sicherstellen, dass das Unternehmen auch im Fall einer Krise seine Leistungsfähigkeit aufrechterhalten kann. Als Teil des Risikomanagements werden proaktiv Strategien und Prozesse ensprechend ausgerichtet, um im Schadeneintrittsfall rasch adäquat reagieren zu können.

Kosten für immaterielle Güter

(Intangible cost) Aufwendungen für "nicht greifbare" Vermögensgegenstände im Unternehmen, etwa Dienstleistungen, Rechte.

Kosten verkaufter Produkte

(Cost of goods sold, COGS) Die Kosten verkaufter Produkte (Kennzahl) bezieht sich auf Kosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit den produzierten Waren und Dienstleistungen stehen = Herstellungskosten im Umsatzkostenverfahren.

Kosten über den kompletten Lebenszyklus hinweg

(Total cost of ownership, TCO) Nach dieser Methode werden alle Aufwendungen, die über die gesamte Anwendungszeit mit der Nutzung der betreffenden Produkte und Leistungen verbunden sind, betrachtet. 

Kostenanalyse

(Cost analysis) Die Kostenanalyse soll aufzeigen, bei welchen Kostenstellen (Kostenträger) welche Kosten (Kostenarten) anfallen - und vor allem wofür der Spend erfolgt. Zu analysieren sind dabei u.a. Einzelkosten, Gemeinkosten, variable Kosten, fixe Kosten, kalkulatorische Kosten, primäre Kosten, sekundäre Kosten, Plankosten, Vollkosten, Teilkosten.

Kostenhebel des Einkaufs

(Procurement value levers) Die Kostenhebel des Einkaufs sind vielfältig - sie zielen insgesamt auf die Beeinflussung der Ausgaben eines Unternehmens bzw. auf die Reduzierung der Gesamtkosten bzw. Kearney führt in seinem "Purchasing Chessboard" 16 verschiedene Hebel (und 64 Methoden) auf, darunter Innovationsdurchbruch, Management von Wertketten, Kosten-Partnerschaften, Risikomanagement, Volumenbündelung, Zielpreismanagement.

Kostenstelle

(Cost center) Eine Kostenstelle bezeichnet den "Ort", an dem die Kosten entstehen und die Leistung erbracht wird. Sie bezieht sich auf Verantwortungsbereiche, räumliche, funktionale, aufbauorganisatorische oder verrechnungstechnische Faktoren.

Kostenvermeidung

(Cost avoidance) Kostenvermeidung meint alle Mittel, mit den sich "weiche Einsparungen" erzielen lassen - etwa durch gute Verhandlungsergebnisse. Im Gegensatz zu "harten Einsparungen" (Kostenreduzierungen) wird der Faktor "Vermeidung" zumeist nicht als Kennzahl erfasst und taucht nicht in Finanzberichten auf.

Kraljic-Matrix

Die Kraljic-Matrix ist eine Portfolio-Ansicht. Dem Einkauf kann sie als Grundlage für strategische Beschaffungsstrategien dienen. Beschaffte Materialien und Produkte eines Unternehmens lassen sich hinsichtlich ihrer Versorgungskomplexität und dem Einfluss auf das Betriebsergebnis grafisch erfassen. Unterschieden wird dabei in vier Darstellungs- bzw. Analysefelder: strategische Artikel, Engpassartikel, Hebelartikel und unkritische Artikel. Die Systematik hat Robert Kraljic 1983 in einem Artikel in der Harvard Business Review erstmals beschrieben.

L

Lagerbestandsmanagement

(Inventory management) Das Lagerbestandsmanagement verwaltet und überwacht den Warenfluss im und ab Lager. Eine Methode ist das Just-in-time-Konzept, das auf niedrigen Beständen bei weniger Kosten beruht.

Lagerhaltungseinheit

(Stock keeping unit, SKU) Einem Produkt wird eine individuelle Registriernummer zur Identifizierung und Verfolgung zugewiesen.

Late tender

Ein Angebot, das nach Ablauf der Angebotsfrist eingeht.

Lead time

Gesamte Zeit, die von der Bestellung über den Transport bis zum Erhalt und Prüfung der Ware bzw. Dienstleistung benötigt wird.

Lebenszyklus-Kosten

Berechnung der Lebenszyklus-Kosten; von der Entwicklung eines Produktes bis zur Rücknahme betrachtet - „von der Wiege bis ins Grab“.

Leistungsüberprüfung

(Performance review) Assessment der Performance eines Lieferanten. Beispiel: detaillierter Check der Nachhaltigkeitsleistung mittels Online-Bewertung oder einem Vor-Ort-Audit.

Leitbild in Unternehmen zu Ethik, Nachhaltigkeit und gesellschaftlicher Verantwortung

(Corporate social responsibility, CSR) Seit 2017 haben in Deutschland kapitalmarktorientierte Unternehmen sowie Finanzunternehmen mit jeweils mehr als 500 Mitarbeitern eine Berichtspflicht über die ökologischen und sozialen Auswirkungen ihrer Aktivitäten. Dabei sind auch Risiken entlang der Lieferketten zu erfassen.

Lieferantenaudit

(Supplier audit) Ein Lieferantenaudit umfasst die Analyse der (Liefer-)Leistung, Produktqualität und Prozesse eines Lieferanten. Dabei sollte auch eine Risikobewertung erfolgen. Es gilt sicherzustellen, dass die gesamte Performance den vereinbarten Bedingungen entspricht.

Lieferantenbewertung

(Vendor rating) Systematische Beurteilung des Lieferanten bzw. seiner Performance anhand definierter Standardmerkmale, z.B. mit Punkt-Bewertung (Scoring-Modell), Profilanalyse, Preisstrukturanalyse.

Lieferantenmanagement

(Supplier management) Lieferantenmanagement umfasst alle systematischen Aktivitäten rund um Bewertung, Auswahl, Entwicklung sowie die (strategische) Einbindung von Lieferanten in den unterschiedlichen Wertschöpfungstiefen. Lieferantenmanagement zielt darauf ab, gemeinsam mit geeigneten Lieferanten Schwachstellen möglichst auszumerzen, Potenziale zu identifizieren, Qualität, Lieferzeiten und Kosten - und damit die Beziehung insgesamt - zu optimieren. Erfolgsfaktor ist dabei unter anderem das Supplier Performance Management (datengesteuerter Ansatz), das sicherstellen soll, dass Lieferanten genau das liefern, was im Vertrag vereinbart wurde.

Lieferantenportal

(Vendor portal) System bzw. zentrale Plattform für die Pflege der Lieferantenstammdaten sowie die Abwicklung der Geschäftsprozesse zwischen einkaufendem Unternehmen und Lieferanten.

Lieferung

(Consignment) Auch: Sendung. Übergabe von Material, Produkt oder Gütern; rechtliches Eigentum geht erst durch Verkauf über.

Lineare Preisgestaltung

(Linear pricing) Bei linearer Preisgestaltung gibt man einen einheitlicher Preis für jede Einheit des Produktes, Gegensatz: nicht-lineare Preisstruktur (Preise in Abhängigkeit von nachgefragter Anzahl der Produkteinheiten, z.B. Rabatt ab 20. Einheit).

Listenpreis

(List price) Der Preis, der im Katalog steht.

Logistik

Planung, Steuerung, Optimierung und Durchführung von Güter-, Informations- und Personen­strömen; Stöme u.a.: Transportieren, Lagern, Umschlagen, Kommissionieren, Sortieren, Verpacken, Verteilen.

Long-Tail-Ausgaben

(Long tail spend) Long-Tail-Ausgaben in der Beschaffung beziehen sich auf die große Menge geringwertiger Artikel, die nicht aktiv als strategische Kostenkategorien verwaltet wird. Das Pareto-Prinzip kann auf das Tail Spend Management angewendet werden: Ca. 80% der Lieferanten machen danach ca. 20% der Ausgaben aus.

M

Machbarkeitsnachweis

(Proof of concept) Anhand eines initialen Projekts (Musterprozess) soll die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens belegt werden. Aubauend auf den positiven und negativen Erfahrungen wird über den weiteren Fortgang entschieden.

Management des Lieferrisikos

(Supplier risk management) Management des Lieferrisikos umfasst den ganzheitlichen Prozess, Risiken entlang der Lieferkette zu managen: von der Risikoidentifizierung über die Bewertung bis hin zur Steuerung von Maßnahmen zur Risikominimierung.

Maßnahmen zur Kostensenkung

(Cost reductions) Maßnahmen zur Kostensenkung sollten alle Prozesse zur Identifizierung und Vermeidung (Cost avoidance) unnötiger Kosten im Unternehmen betreffen. Ziel ist, die Rentabilität laufend zu verbessern.

Mengenbezogene Preisdifferenzierung

(Non-linear pricing) Dabei variert der Preis pro Einheit eines Produktes nicht proportional bei erhöhter Menge (nicht linear). Gegensatz: In der Regel sinkt der Preis pro Einheit mit zunehmender Menge (= lineare Preisgestaltung)

Mindestbestellmenge

(Minimum order quantity, MOQ) Bestellvorgabe des Lieferanten in Menge oder Preis (ausgedrückt in Einheiten pro SKU). Die MOQ eines Lieferanten beruht zuweilen auf MOQ-Konditionen seiner Sublieferanten: Speziell in China setzen manche Lieferanten auf hohe MOQ, weil sie oft geringere Gewinnspannen haben.

Modellierung der Kosten

MRO-Güter

(Maintenance, repair and operations, MRO) MRO-Güter beziehen sich auf indirekten Bedarfe der Produktion in einem Industriebetrieb. Im Gegensatz zum Fertigungsmaterial gehen diese Bedarfsgüter nicht substanziell in die Produkte ein. Es handelt sich dabei um Instandhaltungsmaterial, Ersatzteile, Werkzeuge, Betriebsstoffe, Büromaterial etc. Die geschickte Beeinflussung dieser speziellen Kostenkategorie birgt in vielen Unternehmen noch erhebliches Potenzial (etwa durch Standardisierung).

N

Nach schlanken Prinzipien gestaltete Einkaufsorganisation

(Lean procurement) Eine nach schlanken Prinzipien gestaltete Einkaufsorganisation bezieht Strategie, Prozesse, Organisation und Mitarbeiter ein. Deren Ziele sind Findung und Umsetzung bester Methoden, automatisierte Workflows, Eliminierung von Doppelarbeit und nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten, Vermeidung von Verschwendung etc.

Nachfragemanagement

(Demand management) Nachfragemanagement ist der Prozess zur Planung und Prognose der Nachfrage nach Gütern oder Dienstleistungen in der Lieferkette. Ziele: effiziente Produktion und vorhersehbarer Cashflow-Bedarf.

Nachhaltigkeit

(Sustainability) Nachhaltige Beschaffung ist ein wichtiger Teilbereich des Nachhaltigkeitsmanagements. Darunter versteht man den Prozess, Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen, die geringere Folgen für die Umwelt haben als vergleichbare Produkte und Dienstleistungen.

Nachträgliche Bestellung

(After-the-fact PO) Die nachträgliche Bestellung wird ausgelöst, wenn eine Bestellanforderung bzw. Bestellung nach der Transaktion ausgegeben wird und wenn sie nicht dem regulären Zahlungsanforderungsformular entspricht.

Nettobetrag

Nettobetrag ist ein bereinigter Teil eines größeren Ganzen (Brutto); Beispiele: Nettogewicht: Gesamtgewicht der Ware ohne Verpackung; Preis netto: exklusive jeweils geltender Steuern.

Noch nicht erledigter Auftrag

(Back order) Versendung der derzeit verfügbaren Produkte jetzt und spätere Lieferung der restlichen Ware, sobald wieder im Lager des Lieferanten verfügbar.

O

Offene Ausschreibung

(Open tendering) Bei der offenen Ausschreibung fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Die Eignung wird mit Wertung der Angebote geprüft. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Online-Auktion

(eAuction) Über Online-Auktionen werden Marktpreise für vorgegebene Objekte auf Basis individueller Preisgrenzen der Teilnehmer webbasiert verhandelt und festgelegt. Der Einkauf nutzt u.a. folgende Auktionstypen: englische Auktion (auch: offene oder „Descending-bid-auktion“; hier werden die Gebote der Lieferanten von einem hohen Startpreis ausgehend sukzessiv gesenkt), holländische Auktion (auch: „Ascending-bid-auktion“; beginnt mit einem sehr niedrigen Startpreis, der sukzessive erhöht wird, bis der erste Lieferant das Angebot akzeptiert), verdeckte Erstpreisauktion („First-price sealed-bid auction“; es werden einmalig verdeckte Angebote abgegeben, und der Lieferant mit dem niedrigsten Gebot erhält den Zuschlag), japanische Auktion (das Gebot fällt vom Ausgangspreis in bestimmten Intervallen so lange, bis nur noch ein Lieferant bereit ist, für den angebotenen Preis zu liefern).

Open-book-Vereinbarung

Einkäufer haben damit Einblick in die Bücher ihrer Lieferanten, sehen deren Kostenstruktur und Kalkulation. Soll die Partnerschaft stärken. Beispiel-Berechnung: Der Lieferant bietet "Firma X" die Artikel auf Basis der jeweiligen Nettoeinkaufspreise („Basispreis“) zuzüglich eines festgelegten Aufschlages zur Deckung sämtlicher Kosten und des Unternehmensgewinns (=„Open Book-Aufschlag“) an. Hierzu wird dem Einkauf eine Einstandspreisliste des gesamten Sortiments zum Produktivschaltungstermin zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus vereinbaren Einkauf und Lieferant einen/mehrere Aufschlagsätze (auf Basis der Deckungsbeitragsrechnung des Lieferanten). Entsprechen die Aufschlagsätze der Vereinbarung besteht kein weiterer Handlungsbedarf. Gibt es Abweichungen, muss eine Korrektur in Form einer Rückvergütung (Zeitraum festzulegen) erfolgen.

Operating Cash Flow

Kennzahl, Saldo zwischen Einzahlungen und Auszahlungen = Kapitalfluss, liquide Mittel; Indikator für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Operative Tätigkeiten des Einkaufs

Mit Purchasing werden die die operativen Tätigkeiten des Einkaufs überschrieben, z.B. Bedarfermittlung, Bestellschreibung, Angeboseinholung, Beauftragung, Lieferterminüberwachung.

Optimale Bestellmenge

(Economic order quantity) Bei der optimalen Bestellmenge ist die Summe aus den Bestell- sowie Lagerhaltungskosten für einen vorgegebenen Servicegrad im Planungszeitraum möglichst niedrig.

Option

Bezeichnet das Recht, eine vereinbarte Sache zu einem späteren Zeitpunkt zu einem vereinbarten Preis zu kaufen oder zu verkaufen; bedingte Termingeschäfte (Derivate).

Organisationsinterne, nicht vertragliche Vereinbarung

(Operational level agreement) Organisationsinterne, nicht vertragliche Vereinbarung zur Absicherung einer höherwertigen Vereinbarung mit Dritten.

Öffentliche Beschaffung

(Public procurement) Die hier tätigen Beschaffer kaufen Waren, Güter und Dienstleistungen für die „öffentliche Hand“ (Ministerien, Gemeinden, Einrichtungen etc.). Beispiele: Materialien für den Bau einer öffentlichen Schule, Möbel für ein Ministerium, Geräte zur Bewirtschaftung eines Bahnhofs. 

P

Planung von Unternehmensprozessen

(Enterprise resource planning, ERP) Bei der Planung von Unternehmensprozessen werden Bereiche wie Material, IT, Personal und auch nötige Betriebsmittel bedarfsgerecht verwaltet, geplant und verwaltet. Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert bzw. verarbeitet.

Preis auf Anfrage

(Price on application, POA) In Beschaffungssystemen lassen sich über bestimmte Funktionen automatisiert Online-Preisanfragen bei beliebigen Lieferanten stellen.

Procure-to-invoice (P2I)

Procure-to-invoice (P2I) ist ein Teilbereich des Procure-to-pay-Prozesses - mit Bestellanforderung, Auftragsbestätigung, Erfassung des Wareneingangs, Rechnungserfassung, -prüfung und -freigabe.

Procure-to-pay (P2P)

Procure-to-pay (P2P) umfasst alle Prozesse von Anforderung bis Bezahlung von georderten Waren oder Dienstleistungen und vereint Beschaffungsvorgänge und Finanzprozesse, z.B. Kreditorenbuchhaltung und Controlling.

Prognose

(Forecasting) Die Prognose beruht auf Grundlage historischer und aktell verfügbarer Daten. Der Einkauf schätzt bzw. prognostiziert in seinen Forecasts zukünftige Ausgaben, Nachfrage- und Kostenänderungen.

Prozesskostenrechnung

(Activity-based costing, ABC) Die Prozesskostenrechnung zielt auf Planung, Steuerung und Verrechnung von Gemeinkosten. Hierbei herrscht das Verursacherprinzip. Nach detaillierter Aufstellung der Unternehmensprozesse lässt sich eine genaue Kalkulation jedes einzelnen Produktes erstellen.

Purchase-to-pay

Prozess aller Aktivitäten ab Bestellanforderung bis zur Bankanweisung (via Tools mit evtl. EDI, Tracking- und E-Invoicing-Software).

Q

Qualifiziertes Gebot

(Qualified bid) Qualifiziertes Gebot bzw. Angebot als Teil, der dazu erforderlich ist, einen Vertrag zu schließen; im deutschen Zivilrecht eine auf den Abschluss eines schuldrechtlichen Vertrags empfangsbedürftige Willenserklärung. Das Angebot legt (nachgefragte) Waren, Anzahl Preis der Ware, Rabatt, Erfüllungsort, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen fest.

Qualitätskontrolle

(Quality control) Systematische Überwachung aller Einflusssfaktoren, die die Produktqualität und Produktionsprozess beeinflussen. Es gilt, eigene Qualitätsstandards zu definieren und mit den Lieferanten bzw. Dienstleistern Erfüllungsgrade zu vereinbaren (z.B. hinsichtlich Abläufen, angewandten Materialien, Service); erfolgt meist in Stichproben.

Quote

(Prozent-)Anteil einer Gesamtmenge oder -anzahl; bezieht sich auf Bestandsgrößen (Größe zu einem bestimmten) Zeitpunkt. Beispiel: Einkaufsquote, Reklamationsquote.

R

Rahmenbestellung

(Blanket order) Eine Rahmenbestellung ist eine langfristige Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und einem Lieferanten; dieser liefert Materialien, Güter, Produkte oder Dienstleistungen über einen bestimmten Zeitraum (mehrfach) zu einem festgelegten Preis.

Rahmenvertrag

(Master service agreement) Der Rahmenvertrag listet Rechte und Pflichten (und andere Regelungen, etwa Liefer- und Zahlungsbedingungen) auf, die für alle (auch künftigen) Einzelverträge Gültigkeit haben sollen.

Rating

(Invoice reconciliation) Hierbei werden (alle durch Bestellungen gesicherte) Rechnungen mit der Bestellung abgeglichen, etwa Menge, Maßeinheit, Gesamtpreis der Bestellung. Stimmige Rechnungen werden (automatisiert) zur Zahlung freigegeben.

Recht am geistigen Eigentum

“IP-Rechte” beziehen sich als gewerbliche Schutzrechte u.a. auf Patente, Gebrauchsmuster, Geschmacksmuster (Designs), Marken. Beim kulturellen Schutzrecht wird auf das Urheberrecht Bezug genommen; geschützt wird die persönliche geistige Werkschöpfung des Urhebers. Einzelne gewerbliche Schutzrechte werden in jeweiligen Sonderschutzgesetzen geregelt.

Restwert

(Residual value) Wert eines Vermögensgegenstands nach Ablauf der Nutzungsdauer.

Risiko im Finanzwesen

(Exposure) Anleger sind bei Invests dem sogenannten Exposure ausgesetzt - das sind Volatilitäten bei Zinsen, Wechselkursen oder Ratings. Auch eine Zahlungsausfall einer Bank ist ein (hohes) Exposure.

S

Schlanke Fertigung

(Lean manufacture) Schlanke Fertigung zielt auf Steigerung der Produktivität, Produktqualität und flexiblen Unternehmensprozessen. Faktoren: flache Hierarchien bzw. Verwaltung, schnelle Anpassungsfähigkeit, Vermeidung von Verschwendung etc.

Schwankende Ausgaben

(Volatile spending) Ein Beispiel von Schwankende Ausgaben: Bei Rohstoffen und Energie kommt es zu schwankenden (volatilen) Kosten.

Sealed-bid-Auktion

(Sealed offer) Hierbei geben zwei oder mehr Bieter ein nicht transparentes Angebot ab (quasi in einem "geschlossen Umschlag").

Soll-Kosten-Modell

(Should cost model) Kostenvorgaben (Plankosten) werden an die tatsächliche (Ist-)Auslastung (Beschäftigung) angepasst.

Source-to-contract (S2C)

Umfasst strategische Prozesse zur Identifizierung und Auswahl eines strategischen Lieferanten. Dazu gehören u.a. Analyse bereits getätigter Ausgaben, Bewertung der Lieferantenleistung, Entwicklung von Beschaffungsstrategien, Ausschreibungen (RFX), Auktionen und Verhandlungen.

Source-to-pay (S2P)

Source-to-Pay (S2P) ist der End-to-end-Prozess von Lieferantensuche bis zur Bezahlung von gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Schritte: Sourcing, Verhandlung, Vertragsabschluss, Rechnungsstellung, Genehmigung, Erfüllung und schließlich Zahlung.

Spezifikation

Genaue Bestimmung der Anforderungen des (potenziellen) Auftraggebers an die Eigenschaften eines Produktes, einer Leistung, Dienstleistung oder eines Systems.

Stammdatenmanagement

(Master data management) Stammdatenmanagement zielt auf laufende Optimierung der Datenqualität und Datenaustausch zwischen Mitarbeitern bzw. Abteilungen. Es gilt, über alle Unternehmenseinheiten hinweg Daten anzureichern, standardisiert zu beschreiben (einheitliche Begriffe und Infirrmationen), zu formatieren, zu speichern und abzurufen - um Prozesse zu beschleunigen. In vielen Unternehmen noch immer unzulänglich gelöst.

Stichprobe

(Samples) Stichprobe; liefert bzw. fertigt ein Hersteller bzw. Zulieferer als Muster, bevor es zur Beauftragung kommt (Probebeschaffung).

Strategische Beschaffung

(Strategic sourcing) Strategische Beschaffung ist der Prozess zur kontinuierlichen Bewertung und Verbesserung aller Beschaffungsaktivitäten - als belastbarer, signifikanter Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens. Während taktische Beschaffung als Erwerb von Gütern oder Dienstleistungen zu den niedrigsten Kosten verstanden wird, berücksichtigt die strategische Beschaffung eine breitere Sichtweise. Faktoren hierbei: wettbewerbsfähige Marktbedingungen, Verhandlungsmacht, Entwicklung von Lieferantenbeziehungen, Minderung des Lieferrisikos etc.

Strategische Neuausrichtung des Einkaufs

(Procurement transformation) Umbau der Ablauf- und Aufbauorganisation des Einkaufs (vom Erfüllungsgehilfen zum strategischen Business Partner). Maßnahmen sollten durch Change Management begleitet werden.

Stückliste

(Bill of materials, BOM) Eine Stückliste behinhaltet alle wesentlichen Details zu Rohstoffen, Komponenten und Baugruppen, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden. Die Stückliste ist für die Beschaffung eine unerlässliche Referenz zur Dokumentation.

System der Beschaffung

(Procurement system) Entweder eine Best-of-breed-Lösung (siehe dazu "Best-of-breed") oder komplexe Full-Suite für mehrere automatisierte Prozessschritte; Beispiele für Anwendungsfelder bzw. Tool-Kategorien: Plan-to-strategy, Source-to-contract, Requisition-to-pay (R2P) bzw. Procure-to-pay, kategoriespezifische Tools, Lieferantenmanagement (SRM), Qualitätsmanagement, Spend Analysis/Controlling.

T

Tauschgeschäft

(Barter) Ein Tauschgeschäft, bei dem Ware oder Dienstleistung gegen eine andere Ware oder Dienstleistung getauscht wird. Gelder fließen dabei nicht. Beispiel aus dem Einkauf eines Fußballklubs: Ein Getränkelieferant stellt während der Heimspiele eine bestimmte Menge Softdrinks für den VIP-Bereich zur Verfügung und erhält im Gegenzug Bandenwerbung.

Tender Management

Organisation von Ausschreibungen und Auktionen

Terms of reference

Zeigt die Aufgabenstellung, wie ein bestimmtes Objekt bzw. Projekt definiert, entwickelt und verifiziert werden soll.

Transaktionskosten

(Transaction costs) Zum Beispiel Kosten für Anbahnung, Informationsbeschaffung, Anpassung, Abwicklung, Kontrolle.

Transparenz

(Transparency) Übergeordetes Ziel in der Beschaffung; Tools schaffen Transparenz über Daten, Quoten, Verbrauch, Spend, Lieferantenbasis (diverse Tiers), Risiken etc.

U

Umfassendes Qualitätsmanagement

(Total quality management, TQM) Umfassendes Qualitätsmanagement, in das alle Mitarbeiter eingebunden werden; Bereiche: Kundenorientierung; Führung, Mitarbeiter, Verbesserung, Beziehungsmanagement; mit prozessorientierten Ansätzen für faktengestützte Entscheidungsfindung. Gültige Norm: ISO 9001:2015-09.

Umgekehrte Auktion

(Reverse auction) Hierbei unterbieten sich die Anbieter gegenseitig. Der am niedrigsten bietenden Anbieter erhält den Auftrag.

UNSPSC

(United Nations Standard Products and Services Code) Internationales Klassifikationssystem der Warenwirtschaft zur unternehmensübergreifenden Klassifikation von Waren und Dienstleistungen aller Art (insbesondere im amerikanischen Raum).

Unterauftragnehmer bzw. Unterlieferant

(Subcontractor) Zulieferer des Auftragnehmers; Zahl der (in der Regel unbekannten) Unterlieferanten kann entlang der Lieferkette viele Tausend umfassen. Folge: Intransparenz, Qualitätsprobleme und andere Risiken.

Ursprungszeugnis

Das Ursprungszeugnis (auch: Herkunftsnachweis) dient im internationalen Güterverkehr als offiziellen Bestätigung der Herkunft einer Ware.

Übereinkunft

(Service level agreement, SLA) Übereinkunft oder Vertrag zwischen Einkauf und Dienstleistungsanbieter; Definition der verpflichtend zu erbringenden Standards.

Überspezifikation

(Overspecified) Meint irrelevante (unabhängige) Variablen, die in der Realität keinen Einfluss auf die abhängige Variable haben. Ziel ist die Vermeidung unnötiger Überspezifikationen bei der Entwicklung (etwa von Software).

Überwachung der Einsparungen

(Savings tracking) Tools helfen bei der Verwaltung von Einkaufsinitiativen und Analyse der Einsparungen in Echtzeit. Ziel: exakte Nachweise bzw. belegbare Argumente für die Geschäftsleitung.

V

Verbindlichkeiten

(Accounts payable) Verbindlichkeiten eines Unternehmens sind alle Gelder, die es Lieferanten und Dienstleistern etc. (Kreditoren) für bereits getätigte Lieferungen bzw. Leistungen schuldet. Teilbereiche von Accounts payable sind z.B. auch Dokumentenverarbeitung, Rechnungsprüfung und Buchungsverfahren.

Verhandlung

(Negotiation) Verhandlung etwa über optimale Preisgestaltung, Volumenvariation, Qualität, Liefertreue, Listung, Werte, win-win, Investitionen, Erwartungen, Zwänge; Position/Erfolge sind immer abhängig davon, ob gerade ein Einkäufer- oder Verkäufermarkt herrscht.

Verlagerung ins nahe gelegene Ausland

(Nearshoring) Beispiel: Auslagerung von IT-Projekten; Aus Sicht deutscher, österreichischer und schweizer Unternehmen z.B. nach Polen oder Rumänien.

Vertragsbruch

(Breach of contract) Vertragsbruch tritt auf, wenn eine Partei ihren Teil einer gültigen Vereinbarung nicht erfüllt hat. Dabei kann es zum teilweisen oder vollständigen Vertragsbruch kommen. Dann greifen Schadensersatzklauseln. Zuweilen kommt es dann auch zur Gerichtsverhandlung.

Vertragslebenszyklus-Management

(Contract lifecycle management) Durch digitalisiertes Vertragslebenszyklus-Management lässt sich die Performance einer Vielzahl Lieferanten (Liefer- und Leistungsqualität) über die gesamte Laufzeit der Verträge hinweg verfolgen. Digitalisierte Verträge werden an einem zentralen Ort gespeichert. Alle (auch dezentrale) Beschaffungsteams haben Einsicht und können Vertragsbedingungen über Kategorien und Geschäftseinheiten hinweg verfeinern und standardisieren. Beschaffungsteams werden dabei z.B. automatisch benachrichtigt, wenn strategische Verträge auslaufen bzw. erneuert werden müssen. Der professionelle Umgang mit Verträgen hilft auch, Bestellungen zu identifizieren und zu reduzieren, die außerhalb der vereinbarten Verträge getätigt werden (Maverick buying).

Vertragsmanagement

(Contract management) Vertragsmanagement befasst sich mit allen Prozessen rund um Verträge mit Lieferanten, Partnern, Kunden und Mitarbeitern - von Erstellung, Analyse und Ausführung bzw. Einhaltung. Große Unternehmen müssen viele tausend Verträge laufend im Blick behalten, um Risiken (Finanzen, Rechtsfolgen, Compliance etc.) zu minimieren. Aber: Noch werden in vielen Organisationen Verträge auf Papier gedruckt, abgelegt und nach der Unterzeichnung vergessen. Das ist fahrlässig und führt zu hohen, ungeplanten Folgekosten. Es gilt Verträge zu standardisieren und Vertragsverwaltungsprozesse zu vereinfachen. Die digitale Transformation bietet großes Potenzial. Durch die richtige Vertragsverwaltungssoftware können Unternehmen Verträge über verschiedene Teams oder Geschäftseinheiten hinweg zentral speichern, prüfen und kontrollieren.

Vertriebs- und Betriebsplanung

(Sales and operations planning, S&OP) Monatlich durchzuführender Prozess zur abteilungsübergreifenden Unternehmenssteuerung; auch zur integrierten Planung, Steuerung und Überwachung der Lieferkette.

Verzeichnis der Tarife

(Schedule of rates) Verzeichnis der Tarife, Verzeichnis der Sätze, Gebührenordnung, Preisliste.

Volle Containerladung

(Full container load, FCL) Die volle Containerladung bezeichnet einen verplombten Haus-zu-Haus-Verkehr des gesamten Behälters. Teilladungen im Container stehen für für Less Than Full Container Load.

Vollkostenrechnung

(Absorption costing) Die Vollkostenrechnung bezieht sämtliche Kosten ein, die auf einen Kostenträger verrechnet werden.

Vollzeitäquivalent

(Full time equivalent) Das Vollzeitäquivalent (auch: Vollbeschäftigtenäquivalent) definiert die Anzahl der gearbeiteten Stunden, geteilt durch die übliche Arbeitszeit eines Vollzeit-Erwerbstätigen, beispielsweise 40 Stunden.

Vorqualifizierungsfragebogen

(Pre-qualification questionaire, PQQ) Lieferanten oder Auftragnehmer müssen ein Vorqualifizierungsfragebogen ausfüllen, wenn sie ein Angebot für Arbeiten abgeben oder wenn sie in die Liste genehmigter Lieferanten des Einkaufs aufgenommen werden wollen (Bewerbung).

Vorschlag

(Proposal) Ein Beschaffungssystem generiert automatisiert Vorschläge (Alternativen) für im System angefragte Produkte, Waren oder Materialien. Beispiel: Ein Beschaffungsvorschlag wird für Lieferant X in Höhe von 5.000 Stück erzeugt, da Lieferant Y keine maximale Losgröße eingetragen hat.

W

Waren

(Goods) Handelswaren, Güter; werden verkauft, gekauft, gehandelt oder getauscht.

Warengruppenmanagement

(Category management) Im Warengruppenmanagement (auch: Materialgruppenmanagement) werden Artikel, Produkte, Waren und Dienstleistungen kategorisiert zusammengefasst und im Hinblick auf segmentierte Ausgaben (Spend) und spezifische Lieferanten betrachtet. Ziel ist, alle Wertschöpfungspotenziale transparent zu machen und diese dann auch gezielt zu beeinflussen. Die sinnvolle Reduzierung der Lieferantenanzahl sollte in der Regel zu Skaleneffekten führen. In (größeren) Unternehmen befassen sich Warengruppenmanager (Catergory Manager) in "ihren" Kategorien strategisch mit Kosten und Lieferanten.

Wechselkurs

(Exchange rate) Der Wechselkurs (auch: Devisenkurs) reguliert den Preis beim Wechseln einer inländischen Währung in eine ausländische (und umgekehrt; nominaler Wechselkurs).

Wiedereingliederung

(Insourcing) Bezeichnet die Wiedereingliederung bestimmter Aufgaben, Prozesse oder ganzer Unternehmensbereiche, die man auf Dienstleister bzw. Lieferanten zur externen Erfüllung übertragen hatte. Gegenteil von Outsourcing.

XYZ

Zahlungsbedingungen

(Payment terms) Zahlungsbedingungen regeln die Zahlung der Geldschulden von Zahlungspflichtigen bei Geschäften.

Zentrale Leistungsindikatoren

(Key performance indicators, KPIs) Zentrale Leistungsindikatoren zum Fortschreiben und Vergleichen eines Erfüllungsgrades wesentlicher Funktionen/Ergebnisse; im Einkauf z.B.: Einkaufskosten in Prozent vom Einkaufsvolumen, Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf, Liefertermintreue, Reklamationsquote.

Zinssatz

(Interest rate) Der Preis des Geldes.

Zuerst rein, zuerst raus

(First in first out, FIFO) Artikel, die zuerst eingelagert wurden, werden auch wieder zuerst entnommen.

Zuletzt rein, zuerst raus

(Last in first out, LIFO) Ablageverfahren im Lager: Produkte, die zuletzt abgelegt wurden, werden als erstes wieder entnommen bzw. verbraucht.