Analyse des Dépenses 101 :

Termes et définitions clés

Voici quelques définitions de base et concepts clés pour démarrer.

Les données relatives aux dépenses (également appelées “données Achats”), sont des informations relatives aux dépenses d'une entreprise en biens et services achetés auprès de fournisseurs externes.

La gestion des dépenses est le processus de collecte, de tri et de gestion de l’ensemble des données relatives aux approvisionnements.

“Spend Analytics” (l’Analyse des Dépenses), est le processus de collecte, de nettoyage, de classification et d'analyse des données sur les dépenses grâce à un logiciel dédié ou à des analyses cube individuelles.

L’Analyse des Dépenses consiste à analyser les données achats pour réduire les coûts, augmenter la rentabilité d’une entreprise ou améliorer les relations fournisseurs.

Pour info : Les termes Spend Analytics et « Analyse des Dépenses » sont parfois utilisés de manière interchangeable, mais cela ne correspond pas tout à fait à la même chose : sans l’Analytics, vous ne disposerez pas de toutes les informations pertinentes, dont vous avez besoin pour effectuer une analyse des dépenses.

Regardez sous cet angle : l'Analytics rassemble toutes vos données et vous fournit les informations enrichies dont vous avez besoin pour des analyses de dépenses, au cas par cas. Creusons un peu plus le sujet et les différences.

Spend Analytics et l’Analyse des dépenses

Spend Analytics, c’est la science de l’interprétation des données de dépenses. Elle démarre par la collecte et le nettoyage des données. Viennent ensuite les étapes essentielles de tri, de classification et de consolidation des données , afin qu'elles soient regroupées et nommées de manière compréhensible. Ensuite, des données issues de sources externes peuvent également être intégrées et fusionnées, prêtes pour l'étape d'analyse.

Avec l’Analytics et l'analyse des dépenses, vous examinez une partie spécifique des données relatives aux dépenses pour visualiser et en extraire des informations précieuses, sources de renseignements stratégiques. C'est l'une des principales méthodes utilisées par les responsables achats pour identifier de manière proactive les opportunités d'économies, gérer les risques et optimiser le pouvoir d'achat de leurs organisations.

L'analyse des dépenses est souvent considérée comme la base fondamentale du sourcing. C'est un outil puissant à la portée des responsables achats pour concevoir des stratégies et des solutions plus performances. L’ensemble des informations issues de l'analyse des dépenses permet d’accroître la visibilité sur toutes les dépenses de l'entreprise, ainsi que de stimuler les performances, améliorer la conformité des contrats et surtout, réaliser des économies de coûts.

L'analyse des achats fournit un socle de référence pour le suivi des améliorations tout en étant une référence fiable pour la prise de décisions stratégiques permettant la réalisation d’économies à court et à long terme.

Alors que la fonction Achats devient de plus en plus stratégique, l'analyse des dépenses est une technique stratégique fondamentale, permettant la mise en place d’un processus parallèle pour guider directeurs et responsables de budget vers une plus grande rentabilité de chaque euro investi par leurs sociétés.

Poser les bonnes questions

Pour tirer le plus grand profit de l’Analytics et extraire des informations précieuses lors d'une analyse des dépenses, il faut rassembler toutes les données de l'historique des achats d'une organisation afin d’en examiner les dépenses sous tous les angles. Cela inclut la prise en compte des produits, des prix, des quantités, des fournisseurs, des unités commerciales et des conditions de paiement.

En suivant ces questions directrices, l'analyse des dépenses peut vous aider à revoir les performances passées et effectuer une évaluation des performances et tendances futures.

Voici les questions de base que nous nous posons lors de l'analyse des dépenses :

• Qu'achetons-nous ?

• Combien avons-nous payé ?

• Quelle quantité avons-nous acheté ?

• A qui achetons-nous ? Qui est l’acheteur ?

• A quelles conditions avons-nous acheté ?

• À quelle fréquence achetons-nous ?

• Quand l'avons-nous acheté ?

• Les produits ou services sont-ils conformes à notre commande ?

• Où les articles ont-ils été livrés (emplacement géographique) ?

• Comment les données se comparent à celles des années précédentes ?

D'où proviennent les données sur les dépenses ?

Tout projet de visibilité sur les dépenses commence par l'identification et la cartographie des sources de données pertinentes. Alors, par où commencer ?

Voici quelques-unes des sources les plus courantes de données sur les dépenses et achats : les outils de planification des ressources d'entreprise (ERP), les informations du registre comptable (c'est-à-dire les données financières d'une entreprise), les bons de commandes, les données partagées par des fournisseurs, le contrôle des risques et de notation de crédit, les données sur les transactions d’autres systèmes internes et/ou de sources externes.

Achats directs et achats indirects

Les données achats peuvent être regroupées en deux grandes catégories : achats directs et achats indirects. La différence entre les dépenses directes et indirectes prête souvent à confusion. Passons en revue quelques définitions et exemples pour ces deux domaines clés de l'approvisionnement.

Les achats directs (dépenses directes ) font référence aux biens et services qui sont directement liés à la fabrication des produits. Les exemples peuvent inclure les matières premières, les composants, l’équipement et les services liés aux processus de fabrication.

Les achats indirects (ou dépenses indirectes) concernent l'approvisionnement en biens et services qui ne sont pas directement liés à la fabrication de produits. L'approvisionnement indirect permet aux entreprises de maintenir et de développer leurs activités.

Voici des exemples de catégories de dépenses indirectes : les services de marketing (investissement en publicité, frais d'agence), les services professionnels (consultants, conseillers), voyages et hébergement MRO (maintenance, réparation et opérations), l’Informatique (matériel, logiciels), les services liés aux RH (recrutement, formation), les services publics de transport et de gestion de flotte (gaz, électricité, eau). Dans les industries manufacturières, les dépenses directes en matériaux couvrent la majeure partie des dépenses totales et peuvent parfois représenter jusqu'à 80 % des frais totaux.

Les Catégories d’Achats

Les achats directs et indirects peuvent être regroupés en catégories afin de permettre à la fois l'analyse et la gestion de biens ou de services similaires. Une catégorie d'achats est le regroupement logique d’achats de biens ou de services similaires, clairement définis au niveau organisationnel.

Par exemple, les « technologies de l'information » peuvent être considérées comme une catégorie d'achats couvrant à la fois les logiciels et le matériel informatique. La classification (ou "taxonomie") des achats est la façon dont une le département d'achats classe les dépenses en hiérarchies.

Une façon de voir les catégories d'achats est les comparer à un arbre avec des nombreuses branches pour différents niveaux (ou sous-catégories) d'achats. Le nombre de niveaux dans une classification d'achats dépend des besoins de l'acheteur, allant de trois à six niveaux de catégories et sous-catégories. Lors de la conception d'une classification, elle doit être soigneusement communiquée et alignée en interne avec les principales parties prenantes, telles que la direction financière et les responsables achats locaux ou globaux. La définition claire et précise de chaque sous-catégorie de la taxonomie aide à classer vos données avec précision.

Il existe également des classifications standard telles que celle de l'UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) qui est un système de codage commun pour décrire les biens et les services. Ces classifications peuvent être utilisées pour catégoriser les achats mais souvent ne sont pas idéales pour l'approvisionnement stratégique. Toutefois, les classifications standards peuvent être utilisées comme point de départ pour créer une taxonomie des dépenses spécifiques à l'organisation. Pour voir une liste complète des codes spécifiques, consultez cette page sur le site web de l'United Nations Global Marketplace.

• Matières premières, produits chimiques, papier, carburant ;

• Équipements et outils industriels ;

• Composants et fournitures ;

• Équipements et fournitures pour la construction, le transport et les installations ;

• Équipements et fournitures médicaux, de laboratoire et d'essai et produits pharmaceutiques ;

• Équipements et fournitures pour l'industrie alimentaire, du nettoyage et des services ;

• Équipements et fournitures d’affaires, de communication et de technologie ;

• Équipements et fournitures de défense, de sécurité et de sûreté ;

• Équipements et fournitures personnelles, domestiques et grand public ;

• Prestations de service

Analyse des Achats et les Indicateurs Clés de performance (KPI)

Les données achats peuvent être découpées et segmentées en fonction d'un certain nombre d'indicateurs clés de performance (KPIs en anglais) pertinents pour l'acheteur. Ils existent pour mesurer l'efficacité et la performance de la gestion des achats. En outre, des indicateurs de performance appropriés vous aident également à identifier les opportunités d'économies, à gérer les risques liés aux fournisseurs et à rationaliser les achats dans toutes les unités commerciales. Les KPIs importants typiques des entreprises appartiennent à ces cinq groupes :

1. Économies de coûts

2. Management des dépenses

3. Performance des fournisseurs

4. KPIs opérationnels

5. KPIs liés aux employés

Conseil : En visualisant les KPIs dans un tableau de bord, vous pouvez suivre et analyser vos performances en temps réel. Un tableau de bord peut également vous aider à identifier les opportunités d'amélioration.

Comment faire une analyse des dépenses

Ce bref chapitre vous donnera un aperçu des étapes de l'analyse des dépenses. Bien que les projets d'analyse des dépenses varient en forme et en taille, ils comprennent généralement six étapes clés allant de l'identification des dépenses à l'analyse.

L'Analyse des dépenses en six étapes

1. Identification des sources de données

Pour démarrer une analyse des dépenses, la première étape consiste à obtenir un aperçu des dépenses qui seront couvertes, ce qui vous permet de limiter ces achats à quelques sources clés seulement. Vous pouvez segmenter vos dépenses en différents groupes et, à partir de là, déterminer toutes les sources de données sur les dépenses disponibles dans vos services, usines et unités commerciales. Commencez par identifier les services de votre entreprise qui effectuent des dépenses importantes, tels que les achats, les finances et le marketing.

2. Extraction de données

Une fois que vous avez réduit la portée, vous pouvez maintenant capter vos données achats et les regrouper dans une seule base de données centrale. Les données sont généralement dans différents formats, différentes langues et différentes devises - il peut donc être difficile de les rassembler dans une seule source mais il existe des logiciels permettant de faciliter cette étape.

3. Nettoyage des données

Le nettoyage consiste à détecter les inexactitudes et à supprimer les enregistrements corrompus et les redondances dans un ensemble de données. Cela comprend la recherche et la suppression des erreurs et des divergences dans les descriptions et les transactions pour en assurer leur exactitude. Grâce au nettoyage des données, vous pouvez identifier les contacts incomplets ou non pertinents dans votre base. Les fautes de frappe sont supprimées, les codes manquants sont validés et corrigés pour des informations bien à jour.

4. Enrichissement des données

L'enrichissement des données correspond au processus d'amélioration, d'affinement et d'enrichissement des données brutes sur les dépenses. Il comprend également leur standardisation pour une visualisation facile. L'enrichissement des données achats garantit que tous les noms et détails au niveau de l'en-tête et de la ligne (de facturation) sont exacts et conformes à une norme de dénomination spécifique. Souvent les données manquent de champs spécifiques, les fautes d'orthographe et les abréviations sont courantes, tout comme les champs mal codés.

5. Classification

La classification implique généralement le regroupement de plusieurs fournisseurs de la même société mère ou organisation. Par exemple, les achats Microsoft tels que Microsoft 365, Azure et Surface doivent tous être rassemblés. Dans le même temps, vous pouvez également classer les données en groupes significatifs (tels le marketing, les fournitures de bureau, les logiciels) pour identifier comment et où l'entreprise dépense son argent. L'unification des données d'achats hétérogènes dans des catégories clairement définies facilite le traitement et la gestion des dépenses dans l'ensemble de l'organisation. La classification consiste à harmoniser toutes les transactions d'achat en une taxonomie unique, permettant aux achats de gagner en visibilité sur les dépenses dans leur globalité afin de prendre de meilleures décisions de sourcing.

6. Analyse des données

La dernière étape consiste à identifier les opportunités d'économies et d'amélioration du sourcing. L'analyse peut être orientée vers l'examen de toutes sortes de problèmes commerciaux, comme s'assurer que vous avez négocié les meilleures offres contractuelles par fournisseur ou encore vous certifier que les acquéreurs achètent bien auprès de fournisseurs agréés. Vous pouvez ainsi identifier des opportunités de réduction du nombre de fournisseurs par catégorie et négocier de meilleurs tarifs. La meilleure méthode pour les économies de coûts peut être mise en place une fois seulement les estimations confirmées et dûment calculées.

Types d'analyse de dépenses

Il existe d'innombrables opportunités et de précieux renseignements à découvrir dans vos données achats. Ce chapitre couvrira six des exercices d'analyse d'achats fondamentaux dont vous pourrez vous servir.

Analyse des dépenses marginales

Les dépenses marginales sont définies comme le montant d'argent qu'une organisation dépense pour des achats qui représentent environ 80 % des transactions, mais seulement 20 % du volume total des dépenses.

Les dépenses marginales sont faciles à ignorer, mais cette négligence a un coût élevé. C'est en effet là que les départements achats peuvent laisser de l'argent sur la table et utiliser leurs ressources de manière inefficace. Les dépenses marginales sont généralement considérées comme des achats de faible valeur, car elles ne représentent qu'une petite partie des dépenses (généralement de 10 à 20 % de chaque catégorie d'achats). Cependant, il s'agit d'un domaine crucial pour la gestion des dépenses dans toute organisation.

Avec des millions d'achats effectués chaque année, les achats trop petits ou trop peu fréquents peuvent être négligés dans l'entreprise. Les équipes achats investissent massivement dans leurs achats de base mais les dépenses marginales continuent à représenter des opportunités largement inexploitées pour la plupart des entreprises.

Les entreprises ont géneralement une compréhension limitée des montants concernés et encore moins de visibilité sur la façon de les gérer, ce qui peut entraîner la perte potentielle de millions de dollars par an.

Faire une analyse approfondie des dépenses marginales aide à encourager la conformité et à identifier les dépenses sauvages, c'est à dire, les achats sans contrat. La façon la plus courante de procéder consiste à effectuer une simple analyse des achats, puis à classer les fournisseurs en fonction des dépenses annuelles. Les petits fournisseurs qui totalisent environ 20 % des dépenses totales sont considérés marginaux.

La figure ci-dessus illustre l'approche la plus simple pour analyser les dépenses marginales d'une entreprise : calculer les ratios de dépenses par rapport aux fournisseurs à différents points du processus d'achat.

Ici, l'axe des ordonnées représente les dépenses par fournisseur ("dépenses totales par fournisseur") et l'axe des abscisses représente la base totale de fournisseurs ("fournisseur"), les fournisseurs étant classés par ordre décroissant de taille de gauche à droite. Ainsi, tout à gauche se trouveront les fournisseurs auprès desquels vous achetez le plus de biens et de services. Tout à droite se trouveront les fournisseurs chez qui vous dépensez le moins. La règle suggère qu'environ 80% de vos dépenses seront dans les 20% des meilleurs fournisseurs - tout le reste correspond à des dépenses marginales.

La gestion des dépenses marginales est de plus en plus reconnue et prend de plus en plus d'importance dans les achats. Y consacrer des efforts importants peut non seulement générer des économies mais également réduire les coûts et augmenter les achats sous gestion. Une récente enquête CPO menée par le groupe Hackett a révélé que la plupart des personnes interrogées pensent que la gestion des dépenses marginales peut entraîner des économies de plus de 7 %.

Lorsqu'il y a suffisamment de visibilité sur les dépenses marginales, il est plus facile d'identifier les domaines qui doivent être sourcés de manière stratégique. Les entités qui gèrent les dépenses marginales avec succès commencent souvent par les extraire du périmètre des responsables d'achat stratégiques. Ces entreprises procèdent ensuite à l'allocation de ressources dédiées pour la gestion des ressources marginales, avec mesures incitatives adaptées, des outils adéquats et des compétences appropriées.

Analyse des dépenses fournisseurs

L'analyse des dépenses fournisseurs consiste à identifier le montant des dépenses provenant des fournisseurs essentiels. Cela implique la création d'un profil de dépenses détaillé pour chaque fournisseur à l'aide de données de consommation historiques. Ces informations peuvent aider à concentrer les efforts pour consolider les relations et pour tirer de meilleurs profits grâce à ces fournisseurs préférés.

Différents types de rapports fournisseurs permettent la visualisation des informations sur les dépenses, et cela de plusieurs manières : par fournisseur, par catégorie, ou par zone géographique, par exemple. Les rapports fournisseurs permettent la comparaison et l'analyse des achats d'une année à l'autre pour une prise de décision basée sur les données. Les dépenses peuvent être ainsi optimisées par l'identification et mise en œuvre de consolidations.

Il existe généralement de nombreuses transactions à faible valeur auprès de plusieurs fournisseurs et elles sont souvent reparties sur de nombreuses unités commerciales. Le nombre total de fournisseurs ponctuels et à faibles montants est souvent important. Les connaître peut aider à rationaliser et optimiser des dépenses en identifiant les pertes liées aux contrats en cours (dépassements budgétaires) et les dépenses sauvages ; l'objectif étant de réduire le nombre de fournisseurs dans chaque catégorie. Chaque Euro dépensé compte et des opportunités d'économies peuvent être manquées à cause d'achats hors contrat. L'analyse des dépenses fournisseurs facilitera l'identification des tendances et des habitudes d'achat, ainsi que le suivi des relations et la consolidation des achats auprès des principaux fournisseurs stratégiques.

Analyse des dépenses par catégorie

L'analyse des dépenses par catégorie vous permet d'explorer les dépenses dans une hiérarchie de catégories bien définie. Ceci est utile pour identifier les problèmes de dépassement budgétaires. La première étape d'une analyse des dépenses par catégorie consiste à comprendre la portée et l'étendue de la catégorie.

Achetez-vous des biens et services similaires auprès d'un trop grand nombre de fournisseurs différents ? Cette analyse est basée sur des hiérarchies et les transactions d'achats sont classées dans la catégorie la plus appropriée. Leur répartition cohérente facilite la navigation, la compréhension et l'interprétation des données. Lorsque les organisations peuvent se concentrer sur leurs principales catégories de dépenses, elles peuvent identifier des opportunités et prévoir des économies.

La priorisation amènera à de meilleures négociations pour les principales catégories de dépenses afin de garantir des contrats et des prix plus favorables. En explorant leurs données, les professionnels des Achats acquièrent également une meilleure compréhension de leurs catégories de dépenses. Une fois que vous disposez d'un meilleur aperçu des dépenses par catégorie, il est plus facile d'identifier les catégories contribuant à la réalisation d’économies. Il est aussi plus simple d’identifier quels projets ont une importance stratégique pour l'entreprise.

Avec cet outil en main, vous pouvez facilement déterminer quelle action entreprendre en fonction de ce qui aura le plus d'impact sur le personnel (ou les opérations) et quels sont les risques associés. L'accès à des informations détaillées sur les dépenses par catégorie vous donne les informations nécessaires pour déterminer les priorités et allouer les ressources. Tout ceci dans le but de maximiser le retour sur investissement selon le niveau d'effort requis.

Analyse des dépenses par article

L'analyse des dépenses par article est réalisée au niveau de chaque article /niveau SKU. Elle prend en compte chaque achat individuel, catégorisant chacun pour identifier à quel département il était destiné et quel fournisseur a été utilisé.

Cette analyse permet de savoir si un même article est acheté auprès de différents fournisseurs, à plusieurs endroits ou encore, à différents prix unitaires. Cela pourra mettre en évidence différentes opportunités d'achat dans l'entreprise et potentiellement l'aider à identifier des pertes, telles celles liées aux achats auprès de fournisseurs non préférentiels ou encore des dépenses sauvages.

Analyse des dépenses liées aux termes de paiement

L'analyse des dépenses liées aux conditions de paiement fournit d'excellentes informations aux entreprises pour analyser les méthodes et les conditions de paiement dans le cadre de leurs processus d'achat et de paiement (P2P). Elle va exploiter toutes les possibilités de tirer parti des remises ou ristournes possibles dans le processus de paiement des factures, tout en augmentant le fonds de roulement.

Les fournisseurs peuvent récompenser le paiement anticipé des factures par des remises, mais leur paiement anticipé peut également signifier une perte relative d'intérêts sur le fonds de roulement. A partir de vos données, l'analyse des dépenses sur les termes de paiement offre une vue d'ensemble qui vous permet d'identifier les remises non réalisées en raison de retards de paiement, ou encore, de trouver les occasions de négocier des conditions de paiement plus avantageuses pour matérialiser des gains. Cette analyse couvre également l'examen des modes habituels de paiement pour identifier les pratiques non-conformes et les activités effectuées de façon incorrecte.

Analyse des dépenses contractuelles

Enfin, l'analyse des dépenses contractuelles indique aux entreprises si elles respectent les conditions contractuelles négociées en place.

Elle analyse les dépenses avec les fournisseurs par contrat pour identifier les pertes résultantes des contrats non-conformes. Elle va garantir que les meilleures offres contractuelles ont été négociées auprès de chaque fournisseur et que tous les acheteurs réalisent leurs achats auprès des fournisseurs agréés.

Tableaux de bord d'analyse des dépenses

Un tableau de bord, lorsque l’on parle de logiciel, est une interface utilisateur qui rassemble les données pour offrir une vue globale des informations sur des sujets prédéfinis. Grâce à des graphiques, le tableau de bord d'analyse des dépenses permet la visualisation et l'analyse des ensembles de données de dépenses.

Ces ensembles de données sont sélectionnés en fonction de paramètres prédéfinis, d'objectifs commerciaux ou d'indicateurs de performance clés. L'avantage d'un tableau de bord est une permettre une vue instantanée des données de dépenses. Les tableaux de bord d'analyse des dépenses sont également appelés graphiques ou rapports dans certains contextes. Dans ce chapitre, nous couvrirons les 9 types de tableaux de bord d'analyse des dépenses utilisés chez Sievo.

Tableau de bord Aperçu des dépenses

Example of Sievo's Spend Overview Dashboard

Un tableau de bord d'aperçu des dépenses fournit un aperçu de la performance de vos dépenses en comparant les données de périodes choisies. Dans l'exemple ci-dessous, cette vue est filtrée par cumul annuel et présente les données selon trois aspects clés : catégorie, organisation et fournisseur. Il affiche plusieurs graphiques qui montrent différents ensembles de données sur les dépenses. Vous pouvez voir dans cet exemple la répartition des dépenses par catégories (matières premières, indirect, emballage et non défini), la répartition par organisation (Amériques et EMEA) ainsi que la répartition des dépenses selon les 10 principaux fournisseurs. Avec un tableau de bord comme celui-ci, vous pouvez suivre les principaux fournisseurs par région, les changements de dépenses par catégorie, les développements des processus d'achat, ainsi que les changements du nombre de fournisseurs.

Un tableau de bord d'analyse des dépenses approprié doit être interactif, ce qui signifie que vous pouvez sélectionner et filtrer les données directement sur les graphiques. En fonction de vos responsabilités, vous pouvez utiliser un tableau de bord d'analyse des dépenses pour obtenir les informations souhaitées en un seul clic. Imaginons que vous vous intéressiez aux performances de vos achats en Amérique. Il vous suffit de sélectionner Amériques dans l'organigramme et la vue filtre automatiquement les données par Amériques. Vous voyez maintenant une vue plus définie du tableau de bord, couvrant des graphiques qui montrent les données de dépenses classées au niveau de l'entité spécifique. Dans la deuxième image, vous pouvez voir un exemple du même tableau de bord de performance des dépenses filtré par la région Amériques en un seul clic.

Example of Sievo’s Spend Overview Dashboard after filtering by organization Americas

Tableau de bord Performance fournisseurs

Example of Sievo’s Supplier 360° Dashboard

Un tableau de bord de la performance fournisseurs permet de visualiser toutes les données pertinentes d'un fournisseur spécifié, vous offrant une vue complète, à 360 degrés. Dans cet exemple, vous pouvez voir des analyses pertinentes sur le meilleur fournisseur grâce au classement des dépenses. Cela offre une transparence accrue sur ce que vous achetez auprès d'un fournisseur spécifique ainsi que sur les conditions de paiement pertinentes pour chaque unité commerciale. En ayant un aperçu des données sur les dépenses fournisseurs, vous pouvez également comparer un fournisseur à ses confrères et identifier des opportunités d'amélioration. Un tableau de bord couvrant la performance fournisseurs est utile, par exemple, pour élaborer des réunions stratégiques avec les fournisseurs pour renégocier les conditions de paiement ou encore, pour assurer la conformité des meilleures conditions de paiement auprès de toutes vos unités commerciales.

Tableau de bord Performance par catégorie

Example of Sievo’s Category 360° Dashboard

Le tableau de bord des performances par catégorie est similaire au tableau de bord de performance fournisseurs, mais au lieu d'un fournisseur spécifié, il affiche toutes les données pertinentes d'une catégorie sélectionnée.

Avec le tableau de bord des performances par catégories, vous pouvez analyser la répartition des dépenses dans vos catégories, suivre l'évolution des bons de commande, l'évolution des prix des matériaux et voir auprès de quels fournisseurs vos unités commerciales font leur sourcing. Le tableau de bord des performances par catégories est particulièrement utile pour fournir des informations sur la gestion des catégories elles-mêmes car vous pouvez identifier des opportunités d'économies sur prix d'achat ou encore trouver des matières provenant d'un seul fournisseur et le risque commercial qu'un tel point de défaillance unique peut représenter. En plus de cela, vous pouvez suivre les montants achetés avec ou sans bon de commande, et évaluer l'évolution du prix d'achat en descendant jusqu'au niveau de catégorie le plus bas.

Tableau de bord Performance fournisseurs

Example of Sievo’s Supplier Tail Dashboard

Un tableau de bord de performance des fournisseurs vous permet d'analyser les données de l'ensemble de vos fournisseurs. Vous pouvez suivre vos principaux fournisseurs et identifier les fournisseurs marginaux, ce qui vous donne plus de transparence sur les opportunités de consolidation et vous aide à gérer les dépenses restantes de façon à limiter les risques ou faire des économies. Le tableau de bord « Performance fournisseurs » est idéal lorsque vous souhaitez effectuer une analyse des dépenses non-stratégiques mais peut également être utilisé à des fins d'analyse comparative interne. Pour ce faire, il suffit d'examiner à quel point votre base de fournisseurs est fragmentée ou consolidée dans les différentes unités commerciales d'une même catégorie.

Tableau de bord Performance sourcing

Example of Sievo’s Sourcing Geography Dashboard

Avec un tableau de bord de la performance du souricng, vous pouvez voir immédiatement dans quelles régions vos unités commerciales s'approvisionnent. Vous pouvez également gagner en transparence sur l'origine internationale ou nationale des matériaux et d'évaluer les risques régionaux potentiels. Tout cela vous aide à mesurer à anticiper l'impact des turbulences commerciales ou géopolitiques. Un tableau de bord couvrant les performances d'approvisionnement est utile pour gérer les risques régionaux ainsi que pour identifier la provenance de certains biens ou services. Vous pouvez, par exemple, identifier des économies potentielles sur les coûts logistiques des marchandises importées passant à des fournisseurs géographiquement plus proches.

Tableau de bord Performance processus

Example of Sievo’s Process Optimization Dashboard

Un tableau de bord sur la performance de vos processus montre les domaines d'amélioration possibles sur les petits bons de commande/factures, en raison des coûts liés au traitement des transactions. En identifiant des fournisseurs avec des bons de commande/factures à faible valeur, vous pouvez potentiellement faire des économies. Il vous permet également de visualiser toutes les différences entre catégories, en termes de quantité et de montant de factures/bons de commande attendus. Lors du filtrage par catégorie spécifique, les écarts entre les unités commerciales ou les fournisseurs peuvent être identifiés et évalués pour l'optimisation des processus stratégiques.

Un tableau de bord « Performance processus » est utile lorsque vous souhaitez analyser l'évolution du nombre de factures et de bons de commande, effectuer un benchmark interne sur les montants moyens des factures/bons de commande entre différentes unités commerciales et trouver des fournisseurs concentrant des bons de commande/factures à faible montants. Toutes ces informations sur les performances vous aident à identifier les opportunités de rationalisation de votre processus d'achat.

Tableau de bord Performance tarifaire

Example of Sievo’s Price Opportunities Dashboard

Un tableau de bord couvrant la performance des prix vous aide à analyser les écarts tarifaires entre différents fournisseurs. Lors du filtrage par région, catégorie et fournisseur spécifiés, vous pouvez identifier des écarts de prix. Le tableau de bord « Performance tarifaire » vous permet d'identifier ces opportunités d'achat à l'échelle régionale et mondiale en vous aidant à découvrir la fourchette de prix spécifique à votre catégorie. Les opportunités d'économies présentées dans un tableau de bord de performance tarifaires sont utiles lorsque vous négociez des prix ou que vous souhaitez trouver les fournisseurs les moins chers dans une catégorie en particulier.

Tableau de bord Performance devises

Example of Sievo’s Currency Portfolio Dashboard

Un tableau de bord des performances des devises donne un bon aperçu de la répartition des achats effectués en différentes devises et vous aide à identifier les catégories ou les fournisseurs payés en monnaies différentes. Vous gagnez en transparence sur les risques associés aux différents achats de devises, notamment les risques de change. Le tableau de bord de la « Performance devises » est utile lorsque vous filtrez par catégorie ou fournisseur spécifique car il aide à déterminer les matières ou les fournisseurs qui pourraient devenir plus chers lorsque la devise d'achat se renforcerait par rapport à la devise locale.

Tableaux de bord personnalisés

Ce chapitre n'a passé en revue que quelques-uns des tableaux de bord de base d’analyse des dépenses. Les graphiques prêts à l’emploi dans les tableaux de bord mentionnés peuvent vous donner un excellent aperçu, en un seul clic. Mais, que se passe-t-il si vous ne trouvez pas celui qui correspond à l'objectif que vous avez en tête ?

Ce dont vous aurez besoin est un tableau de bord personnalisé, dans lequel vous pouvez mélanger et assortir dimensions, mesures et types de graphique pour n'importe quel rapport, pouvant tourner et retourner dans tous les sens n'importe quel ensemble de données, ce qui est particulièrement utile pour vos présentations. L'image ci-dessous montre comment le tableau de bord en libre-service de Sievo vous permet de créer des rapports pour répondre à vos besoins spécifiques.

Example of Sievo’s Self Service Dashboard

Meilleures pratiques en analyse des dépenses

Maintenant que nous avons couvert toutes les bases, voici quelques stratégies communes aux organisations avec les programmes de gestion des données de dépenses les plus réussis. Ces meilleures pratiques en matière d'analyse des dépenses sont issues de nos deux décennies d'expérience à aider les entreprises dans la transformation de leurs données de dépenses en informations exploitables.

1. Classer les données de dépenses à un niveau détaillé

La catégorisation au niveau de l'article s'avère être le moyen le plus efficace d'analyser les dépenses. Cela offre non seulement de la visibilité, mais permet également de visualiser plus de détails sur tous les attributs produit, suffisamment pour faire des comparaisons et des estimations. Visez une précision d'au moins 95 %. La classification de niveau supérieur a ses propres avantages, mais le niveau article s'avère plus efficace car il donne une vue précise des dépenses auprès de chaque fournisseur et pour chaque produit.

2. Adopter un schéma de classement commun dans l'entreprise

Les organisations doivent adopter une taxonomie interne commune ou un schéma de classification standard de l'industrie. Par exemple, l'UNSPSC fournit une couche de métadonnées universellement acceptée pour organiser et contrôler les données sur les dépenses. Cette normalisation est essentielle pour assurer une organisation et une corrélation précises des données de dépenses et pour permettre des analyses exploitables. Souvent plus larges que les codes de classification développés en interne, ces normes permettent aux organisations de mapper toutes les données de dépenses sur un schéma unique.

3. Rechercher une solution permanente plutôt que des efforts ponctuels

L'utilisation de procédures et de systèmes traditionnels très demandeurs en main-d'œuvre n'est pas recommandée en raison du volume et de la complexité des données sur les dépenses au sein d'une entité. Les services externes fournissent généralement des solutions temporaires qui obligent les organisations à faire constamment appel à des consultants pour maintenir les données à jour.

L'externalisation limite également le transfert de connaissance et d'expertise des processus au sein de l'entreprise, conduisant à une dépendance pérenne vis-à-vis des consultants. L'adoption d'une procédure plus durable et standard peut aider les organisations à avoir des actualisations mensuelles de leurs données de dépenses et une façon plus efficace d'analyser les catégories de dépenses.

4. Avoir une approche automatisée du nettoyage et de la classification

Les solutions d'analyse automatisée des dépenses rassemblent les règles de classification des données et les attributs pour un très grand éventail de catégories de dépenses. Grâce à leurs capacités d'auto-apprentissage, ces solutions peuvent introduire dans le système ce que les connaissances des experts en sourcing, sans exclure des interventions ponctuelles des gestionnaires de produits pour classer les exceptions de temps à autre. L'établissement de routines d'extraction automatisées régulières pour agréger et actualiser les données dans une base permet des analyses de dépenses précises et reproductibles. L'automatisation augmente également la fréquence des analyses, ce qui est essentiel en raison de la nature dynamique de l'environnement commercial, avec des prix variables et des contrats arrivant à expiration tout le temps.

5. Accéder à toutes les sources de données sur les dépenses à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation

Il y a des moments où vos vendeurs, fournisseurs ou autres affiliés disposent de meilleures données que vous. Les entreprises avec accès intégral aux données sur les dépenses issues de toutes les sources pertinentes peuvent avoir une vision plus complète et plus précise de leurs dépenses totales.

6. Améliorer et étendre continuellement la portée du programme de gestion des données de dépenses

La gestion des données de dépenses est un processus en constante évolution. Les organisations doivent constamment rechercher des moyens d'élargir la portée et les usages des données dépenses. Elles doivent aussi augmenter leurs capacités de nettoyage et de classification des données. La réalisation d'audits aidera à identifier les domaines prioritaires d'amélioration et illustrera l'impact positif qu'une telle initiative peut avoir sur la performance de l'organisation.

7. Collaborer tout au long du processus avec l'informatique et les autres parties prenantes clés, telle la direction financière

Pour réaliser toutes les économies potentielles, il faut créer un partenariat collaboratif entre les achats et les autres unités commerciales, où chacun est tenu responsable des résultats. En effet, l'exploitation des données sur les dépenses nécessite une coopération au sein de l'ensemble de la chaine d’achats. Lorsque les services achats et financier travaillent ensemble, ils peuvent créer des systèmes permettant au management d'identifier et de réaliser des économies réelles et fiables. Cela crée à son tour un cercle vertueux pour l’amélioration des performances.

8. Définir des stratégies par catégorie et mesurer leur impact

Élaborez des plans de catégorie alignés sur les objectifs commerciaux et les principales parties prenantes avec une approche stratégique afin de maximiser les retours, réduire les risques et gérer efficacement l'approvisionnement en biens et en services. Ces plans directoires devraient guider les stratégies de sourcing. Leur examen attentif permettra d'évaluer et de confirmer leur impact commercial réel et de déterminer si une modification ou une répétition est nécessaire.

9. Prendre des mesures basées sur la data pour offrir des opportunités d'économies / gestion du programme d'économies

Les données issues des équipes achats peuvent s'avérer précieuses car elles fournissent des informations sur ce que l'organisation achète et comment elle effectue ses achats. Ces renseignements et informations seront alors utilisés dans des stratégies réelles, génératrices d'économies. Agissez sur ces stratégies et assurez-vous qu'elles se traduiront par des réelles économies.

Pourquoi des projets d'analyse des dépenses échouent ?

De nombreuses organisations s'attaquent au problème de la visibilité des dépenses, mais ces projets échouent souvent à fournir la valeur initialement attendue - et cela malgré le besoin crucial d'une analyse efficace des dépenses. Voici quelques raisons pour lesquelles les projets d'analyse des dépenses échouent.

Données de mauvaise qualité ("données sales")

La raison la plus courante pour laquelle la plupart des projets d'analyse des dépenses échouent est la mauvaise qualité des données. Il arrive que les fournisseurs disposent de données de qualité supérieure à celles fournies par que les systèmes des entreprises client. Certaines entités passent jusqu'à 80 % de leur temps à nettoyer leurs données.

Des exemples courants de données sales et incohérentes incluent des problèmes d'hygiène de base, tels que des champs de données vides et des fautes d'orthographe qui peuvent interférer avec l'analyse. Une classification et une analyse efficaces des données sur les dépenses nécessitent des informations détaillées mais souvent comportent aussi des données non-structurées au sein de différents systèmes d'entreprise.

Les informations sont souvent truffées d'erreurs et d'incohérences d'un département à l'autre. Quelques fois, certains champs de données critiques manquent, comme le nom du fournisseur, les attributs du produit ou les codes de compte. Les descriptions de pièces/articles pour la même catégorie peuvent varier considérablement, les mots peuvent être abrégés et les noms des fournisseurs peuvent être mal orthographiés.

Processus de nettoyage et de classification complexe et demandeur de main-d'œuvre

Pour la plupart des grandes entreprises, classer leurs milliards de dollars de dépenses n'est pas facile. Le problème ne réside pas seulement dans le volume des dépenses, mais dans les immenses ensembles de données liées aux dépenses, qui pourraient prendre des années à être correctement classées.

Quel que soit l'enjeu de la classification, cette granularité est nécessaire pour générer de la valeur.

Les heures de travail humain à elles seules ne suffisent pas car il serait impossible de garantir le suivi les données entrantes en permanence tout en répétant les mêmes longs processus. D'autres méthodes, telles que la classification des données sur les dépenses uniquement au niveau de la classe de produits de base la plus élevée, fournissent des informations insuffisantes et donnent souvent une analyse inexacte. Aucune solution ne vous donnera des données classifiées à 100 % tout le temps. L'essentiel est d'intégrer des freins et contrepoids appropriés de sorte que la plupart des erreurs puissent être détectées et corrigées immédiatement. S'assurer que cela est fait de manière cohérente maintiendra la fiabilité des données et du processus de classification, permettant l'usage cohérent des données pour les prises de décisions avisées.

Des leaders dont l’état d’esprit n’est pas orienté « données »

L'équipe de direction joue également un rôle dans l'échec de certains projets d'analyse des dépenses. L'échec peut être dû à un manque d'agilité et d'implication continue, ou encore de support de la part des dirigeants. De nombreux chefs d'entreprise se fient à leurs habitudes, résistants à l'adoption d'une approche davantage axée sur les données. La direction générale n'est peut-être pas celle qui transpose, littéralement, les analyses des dépenses à en une pratique stratégique, et elle n'a pas nécessairement besoin d'être directement impliquée dans le projet d'analyse des dépenses, mais elle doit recevoir des retours (feedback) synthétiques et réguliers.

La solution est donc d'adopter une approche plus légère : les tenir informés de l'avancement du projet en permanence garantira que les cadres supérieurs voient des résultats immédiats et cumulatifs. Les tenir au courant améliore l'engagement et l'adhésion de la direction.

Attentes irréalistes, objectifs peu clairs et priorités mal placées

Une partie de la raison pour laquelle de nombreux projets d'analyse des dépenses échouent est que les organisations se précipitent pour accumuler et analyser autant de données que possible en une seule fois et sans trop de planification. Cela entraîne généralement des coûts énormes et contribue à désorganiser les équipes. Voir grand n'est pas toujours la voie à suivre.

Démarrer le processus d'analyse des dépenses avec un nouveau logiciel robuste peut donner l'impression qu'il y a plus d'occasions que de ressources pour les exploiter. Commencer petit, en plus d'être une façon beaucoup bien plus fructueuse et moins coûteuse, minimisera également les risques. Certaines des informations commerciales les plus précieuses proviennent d'ensembles de données étonnamment petits.

Commencer petit conduit également à une voie plus claire vers des décisions et des priorités commerciales plus intelligentes, garantissant le succès de l'analyse des données. L'analyse des dépenses n'est pas un projet ponctuel que vous devez mettre en place et en récolter les bénéfices immédiatement, elle a besoin d'un plan d'action et doit être transparente, avec des boucles de rétroaction immédiates, ordonnées et régulières.

Mauvais outils ou un trop grand choix de solutions

L'analyse des dépenses est un projet qui doit commencer avec les bons outils. Il s'agit toujours de comprendre les besoins de votre organisation et d'obtenir les solutions appropriées qui répondront à la situation actuelle. Les tentatives d'analyse des dépenses mal faites et sans la solution appropriée mettront en péril la validité de l'analyse. Les entités doivent comparer leurs options ; peser le pour et le contre de chaque solution avant de prendre une décision. En raison du manque de systèmes suffisants ou efficaces, la plupart des initiatives d'analyse des dépenses ne parviennent pas à fournir des résultats supplémentaires après 12 ou 18 mois. Les défis sont de taille et la plupart des solutions disponibles ne parviennent pas à tous les résoudre. Une organisation doit s'assurer que la solution choisie répond à tous les problèmes et défis, propres à sa situation.

Manque de savoir-faire et de compétence utilisateurs

Une connaissance approfondie du produit et du domaine est nécessaire pour corriger les erreurs de classification des données dépenses. Cette expertise varie au sein de l'entreprise, entraînant des résultats différents et imprévisibles. De nombreuses organisations confient les tâches de nettoyage et de classification des données à des professionnels de l'informatique qui peuvent ne pas avoir une compréhension complète des composants et des services qui nécessitent une révision. En parallèle, le personnel existant peut manquer de capacité pour accéder, organiser et analyser les données sur les dépenses pour une utilisation durable.

Par exemple, lorsque vous effectuez une analyse approfondie de la classification dans certaines catégories où les connaissances approfondies sont limitées à quelques personnes, le bon expert doit être associé aux bons éléments de dépense. Si les données initiales sont mal cartographiées, des efforts répétés peuvent être nécessaires avant que les rapports ne soient rendus utiles. Très souvent, les équipes de catégorie sont celles qui disposent des bonnes informations, mais elles ne sont généralement pas impliquées. Quand cela se produit, les analystes de sourcing ont peut-être déjà raté de précieuses opportunités.

Peur de perdre le contrôle des données

Les silos de données entravent la productivité et entraînent le gaspillage de ressources. Ils sont le résultat de plusieurs causes, notamment de facteurs culturels, structurels et technologiques. Les craintes de perdre en pertinence ou en contrôle sont au cœur des barrières culturelles gênantes pour passer efficacement à l'analyse des données.

Lorsque vous contrôlez quelque chose depuis longtemps, il est souvent difficile de lâcher prise. Les propriétaires de données tout comme l'équipe informatique peuvent avoir l'impression qu'ils n'ont pas d'autre choix que de partager des ensembles de données avec d'autres services. Cela est d'autant plus vrai lorsqu'une expertise externe est apportée pour soutenir le projet d'analyse de données.

Les silos sont brisés lorsque la technologie est placée dans un endroit qui permet à tous les propriétaires d'avoir accès aux données pertinentes. Nous sommes de fervents partisans de la démocratisation des données, une chose à laquelle nous avons consacré un chapitre entier dans l'un de nos livres électroniques, "Procurement Loves Data".

Trop de sources de données/systèmes disparates

De multiples systèmes disparates génèrent complexité et confusion. Les données sur les dépenses sont souvent dispersées dans différents systèmes de l'entreprise, y compris les comptes fournisseurs, le registre comptable, les ERP et bien d'autres. Ces systèmes utilisent différents schémas de classification, ce qui rend l’extraction et l’analyse des données difficiles. Lorsqu'il y a trop de sources de données ou qu'elles sont incompatibles, les entités ne peuvent pas bénéficier pleinement de leurs efforts d'analyse des dépenses dans les activités de sourcing. Afin de tirer plein parti de l'analyse des dépenses, les données sur les dépenses doivent être standardisée et migrées vers un entrepôt centralisé.

Solutions d'analyse limitées

L'utilisation de simples tableurs ou de feuilles de calcul comme principaux outils d'analyse limite fortement les possibilités. En effet, les systèmes de BI internes ne sont pas des solutions d'analyse des dépenses. Certaines organisations disposent de puissantes solutions et d’ équipe informatique bien étoffées, capables de créer leurs propres outils d'analyse des dépenses en acquérant des générateurs de rapports. Cependant, même les solutions le plus puissantes de ce types ont une flexibilité limitée. Cela se traduit souvent par des rapports préformatés qui ne répondent pas aux besoins d'analyse des achats. Ainsi, si une entreprise souhaite un plus grand retour sur investissement et une réelle valeur ajoutée de son analyse des dépenses, elle doit envisager une solution qui repose sur des bases techniques et des capacités appropriées aux besoins des achats.

Analyse des dépenses en tant qu'effort ponctuel

L'analyse des dépenses doit être un processus continu. Cela prend du temps mais fait partie intégrante de votre transformation à long terme des achats. Le faire une seule fois ne rapporte qu'un bénéfice ponctuel, des analyses répétées sont souvent nécessaires pour identifier les changements dans les dépenses d'une entreprise et pour surveiller l'avancement des dépenses par rapport aux contrats. Cela permet de s'assurer de la création de valeur ajoutée.

Outils d'analyse des dépenses

Il existe de nombreux outils disponibles pour analyser les dépenses et achats, allant des simples feuilles de calcul Excel aux logiciels d'analyse avancés. Vous trouverez ici les avantages et les inconvénients de chaque alternative.

Analyse des dépenses dans Excel

Microsoft Excel, bien qu'il soit sur le marché depuis plus de 30 ans, reste un excellent outil pour créer des tableaux de bord puissants fournissant des analyses et des renseignements en temps utile. De nombreuses personnes utilisent Excel pour analyser les données de dépenses sans pour autant le faire de la façon la plus efficace, avec des données classées par fournisseur ou par nom, généralement sous forme de données brutes. Lorsque ces données se trouvent dans une feuille de calcul Excel, elles fournissent à une entreprise un aperçu de sa structure de dépenses et l'aident à comprendre quelle partie de la chaîne d'approvisionnement doit être priorisée.

Bien qu'il soit possible d'effectuer une analyse des dépenses sur Excel, la plupart des entreprises y trouveront toujours des problèmes - Excel n'est pas évolutif en échelle pour gérer des données de dépenses de l'ordre de centaines ou de milliers de lignes. Des défis tels qu'une classification trop généralisée, des problèmes d’incohérences et de formatage de données, des noms de fournisseurs différents ou des paramètres régionaux entraînant des incohérences obligeront un analyste à passer plus de temps à effectuer le travail de nettoyage qu’une vraie analyse de données.

Même si vous avez su tout faire correctement, cela peut prendre des heures, voire des journées de travail, et vous devrez mettre à jour et classer de nouvelles données qui ne seront pas évolutives tous les mois. Il existe des solutions sur le marché avec des technologies spécifiques, fournies comme solution « cloud ». Néanmoins, les processus d'analyse des dépenses exécutés sur Excel et les outils basés sur Access ne bénéficient pas du processus reproductible que permet l'automatisation de l'analyse des dépenses. Les processus manuels manquent d’agilité et de rapidité dans les mises à jour et les actualisations des données et risquent de limiter les capacités de rapport et d'analyse.

Sans la capacité de « découper en tranches » de multiples systèmes d'analyse des dépenses (la capacité d'affiner les données achats de multiples façons pour une analyse efficace), le processus de reporting de la fonction d'analyse des dépenses est fortement limité.

Pros and Cons of using Excel in Spend Analysis

Analyse des dépenses avec les outils BI

Les outils de Business Intelligence (BI) sont un type de logiciel utilisé pour collecter, structurer et visualiser de grandes quantités de données. Bien qu'un peu moins flexibles que les logiciels d'analyse, les outils de BI sont largement utilisés à de nombreuses fins commerciales,. L'utilisation d'outils de business intelligence (BI) pour l'analyse des dépenses permet aux entreprises de mieux comprendre leurs coûts, ce qui facilite l'alignement des dépenses sur les revenus. Examinons trois bons choix d'outils de BI : Microsoft Power BI, Tableau et QlikView.

Microsoft Power BI

Power BI est une suite d'outils d'analyse commerciale utilisés pour analyser les données et partager des renseignements. Il s'agit d'une plate-forme d'analyse de données basée sur le cloud qui peut être utilisée pour la création de rapports et l'analyse de données à partir d'un large éventail de sources de données. Les tableaux de bord Power BI offrent une vue à 360 degrés aux utilisateurs professionnels, leur permettant de voir l’intégralité des indicateurs les plus importants en temps réel et, généralement, sur différents types d'appareils. Les utilisateurs peuvent examiner les données derrière les tableaux de bord en un seul clic avec des outils intuitifs facilitent leurs recherches. Les tableaux de bord préétablis et les centaines de connexions à des applications commerciales connues rendent l'analyse simple et rapide.

Voici quelques domaines de dépenses qui peuvent être abordés :

• Les matériaux (volumes et prix) acquis par les Achats pendant cette période, et s'il y a des changements au cours d'une période spécifique.

• Le nombre de fournisseurs auprès desquels l'entreprise a fait des achats au cours d'une année en particulier et le montant d'argent dépensé par fournisseur, à un moment donné.

• Le nombre de transactions effectuées au cours de différentes étapes du cycle d'achat

• Le nombre de demandes d'achat, de contrats et de bons de commande traités dans l'organisation par l'acheteur ainsi que la valeur moyenne de chaque transaction.

Image source: doc.Microsoft.com

Tableau

Tableau est un outil informatique décisionnel, leader du secteur, qui se concentre sur la visualisation des données, les tableaux de bord et la découverte de données. Leader du Gartner Magic Quadrant depuis neuf ans, Tableau est un outil interactif qui fournit une analyse, parallèlement aux données de dépenses, et offre des tonnes de possibilités de visualisation.

Il est très simple pour des personnes peu techniques de créer facilement des tableaux de bord personnalisés, sources de précieux renseignements pour les stratégies de l'entreprise. Avec son interface conviviale, ses capacités d'exploration et sa manière intuitive de travailler avec les données, il transforme la façon dont les gens utilisent les données pour résoudre des problèmes.

Tableau est également livré avec des capacités d'analyse de données en temps réel et avec un service support dans le cloud. Il fournit facilement des informations sur des questions pertinentes comme : qui sont les clients les plus rentables, ce qu'ils achètent et combien ils dépensent dans différentes catégories. En quelques clics vous pouvez consulter les ventes par région, par segment, par catégorie et par année et survoler les données pour visualiser les détails instantanément. Avoir des tableaux de bord facilement compréhensibles ouvre la voie à des décisions plus axées sur la data.

Image Source: Pulic.Tableau.com 

QlikView

QlikView est un outil de Business Intelligence (BI) qui permet à son utilisateur de créer des rapports et des tableaux de bord pour n'importe quel cas d'utilisation. Il est couramment utilisé par les utilisateurs professionnels qui accordent de l’importance à la puissance de la modélisation des données ainsi qu’à la préparation des données avant de faire l'analyse et les visualisations/tableaux de bord comme un différenciateur clé. De plus, Qlik et sa technologie associative brevetée permettent à un utilisateur de découvrir des relations au sein des différentes sources de données. Il encapsule également les données dans une mémoire compressée pour des analyses plus rapides que ses concurrents, qui, eux, s'appuient principalement sur des connexions directes aux sources de données.

Parce qu'il offre des analyses guidées et collaboratives, même les utilisateurs non-professionnels ou sans compétences informatiques peuvent créer et déployer des applications d'analyse facilement et rapidement. Cela se traduit par une réponse plus rapide à l'évolution des besoins de l'entreprise et génère plus de renseignements dans l'ensemble de l'organisation.

Plate-forme flexible, QlikView consolide les données issues de plusieurs sources pour fournir des données centralisées et permet la rédaction de rapports de bonne qualité. Les tableaux de bord intuitifs permettent aux utilisateurs de mieux déceler des tendances cachées et d'en recueillir des renseignements utiles. Avec QlikView, les possibilités sont infinies pour effectuer des requêtes ad hoc car le logiciel ne nécessite pas de structures ni de hiérarchies fastidieuses prédéfinies. Des décisions efficaces et précises sont prises plus rapidement, avec l'aide d'informations précises et facilement accessibles.

Image Source: Qlik.com  

Pros and Cons of BI Tools in Spend Analysis

Logiciel d'analyse des dépenses

Un logiciel d'analyse des dépenses fournit une vue consolidée des achats, comprenant les factures, les bons de commande et autres documents financiers de l'entreprise.

Les données sur les dépenses peuvent être collectées à partir de sources différentes, telles que les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), les suites d'achat au paiement (P2P) ou même les rapports Excel partagés.

Comparé aux autres outils d'analyse des dépenses mentionnés (Excel et BI), le logiciel d'analyse des dépenses est l'outil le plus robuste pour effectuer ce type d'analyse.

Types de logiciels d'analyse des dépenses

Le logiciel d'analyse des dépenses est, soit acheté auprès d'un fournisseur de logiciels spécialisé, soit créé spécifiquement pour les besoins d'un département Achats.

• Solution interne : il s’agit d’une solution logicielle personnalisée créée pour les Achats, soit au-dessus d'une solution de veille économique (BI) existante, soit en tant que logiciel dédié. La maintenance et les mises à niveau dépendent des ressources informatiques de l'entreprise.

• Logiciel sous licence : ici, le logiciel est vendu en tant que marchandise, et une licence à usage unique permet une installation du logiciel pour un nombre défini de machines. Selon le contrat, des mises à jour plus importantes peuvent nécessiter un nouvel achat d'une licence. La plupart du temps, les licences sont vendues sous forme d'achat forfaitaire.

• Logiciel en tant que service (SaaS) : dans ce cas, le logiciel est vendu sous forme d'abonnement et livré de manière flexible. Le logiciel est souvent hébergé dans un emplacement séparé, ce qui permet une gestion centralisée.

Les solutions pour les grandes entreprises comparées à celles pour les petites

Les logiciels d'analyse des dépenses se présentent sous de nombreuses formes et tailles, allant des solutions clé en main pour les petites entreprises aux tableaux de bord configurables pour les grands groupes.

Logiciels pour petites entreprises : ils sont conçus pour les opérations à petite échelle avec moins de données. Ils peuvent être fournis sous forme de logiciels clé en main, de modules complémentaires aux packages ERP ou de solutions sur site avec un besoin limité de configurations ou d'étapes de traitement de données personnalisées.

Les systèmes d'entreprise sont conçus pour gérer des grandes quantités de données et fournir des renseignements approfondis, sur mesure, à partir des différents systèmes sources de l'organisation.

Le déploiement des suites entreprise attelé à des projets logiciels plus importants sont de plus en plus vendus en tant que service logiciel « cloud ». Le stockage des données se fait également dans le cloud. On parle alors de logiciel en tant que service ou Software as a service (SaaS).

Où sont hébergées les données du logiciel d'analyse des dépenses ?

Il existe un certain nombre d'options d’hébergement pour les données d'analyse des dépenses. La complexité et les ressources de l'équipe chargée de l'analyse des dépenses varient largement.

• Sur site : Le logiciel est installé à l'intérieur d'un réseau d'utilisateurs privés et exploité sur une partie de serveur géré par les Achats. Les mises à jour sont effectuées au cas par cas, en fonction du contrat de licence du logiciel. Les installations sur site incluent également les installations locales de logiciels.

• Cloud privé : Le logiciel est accessible via un client léger ou un navigateur Web, tandis que tous les éléments essentiels sont hébergés sur un serveur cloud privé géré par le fournisseur du logiciel d'analyse des dépenses. Un serveur cloud est un système centralisé qui peut être mis à l'échelle en fonction de la charge et de la demande afin de fournir des déploiements logiciels centralisés.

• Cloud public : Semblable à l'hébergement en cloud privé, mais les données sont hébergées sur des services de cloud public, tels qu'Amazon Web Services (AWS) ou Microsoft Azure.

Comment comparer les logiciels d'analyse des dépenses

Avec des dizaines de types différents de logiciels d'analyse des dépenses parmi lesquels choisir, il peut être difficile de comparer les différentes alternatives. Les moyens les plus courants d'évaluer les alternatives incluent :

• rechercher les conseils d'experts auprès de cabinets de conseil en passation de marchés ou de cabinets de conseil en gestion ,

• examiner les cas de référence des clients ou interroger les clients existants de différents éditeurs de logiciels,

• enquêter sur des analyses comparatives ou des rapports d'analystes indépendants, tels que Spend Matters SolutionMap for Spend and Procurement Analytics,

• effectuer une demande de proposition (RFP) d'analyse des dépenses avec une grille détaillée de questions afin de créer une liste plus restreinte de fournisseurs de solutions logicielles possibles,

• développer une validation du concept - "proof of concept" (POC) - dans laquelle l'un ou plusieurs fournisseurs reçoivent un ensemble de données sur les dépenses à analyser avec une portée et une période limitées. Dans les cas où la vitesse ou la qualité de la classification des dépenses sont un problème, le POC peut aider à identifier des alternatives appropriées.

Spend Analysis Reports

Maintenant que nous avons couvert toutes les bases, y compris ce qu'est l'analyse des dépenses et comment la faire, il est temps d'examiner les résultats avec les rapports d'analyse des dépenses. Pour avoir une bonne idée de ce à quoi ressemble la visualisation des dépenses en action, voici plusieurs exemples.

Pivot Table 

Les tableaux croisés dynamiques sont un moyen pratique de créer des tableaux récapitulatifs intelligents et flexibles. Contrairement aux tableaux de base qui n'ont que des lignes et des colonnes, les tableaux croisés dynamiques résument rapidement les informations (par exemple, les totaux, les moyennes, le nombre, etc.).

Dans l'exemple ci-dessous, un simple tableau croisé dynamique du nombre de fournisseurs par catégorie de produit donne un bon aperçu de l'endroit où les matières premières sont achetées.

Bar chart

Le rapport graphique le plus élémentaire est un graphique à barres, qui affiche visuellement les quantités relatives d'une valeur numérique. En tant que mesure de rapport, les petites graduations sont ajoutées au-dessus des barres pour comparer les dépenses à l'année précédente. Cet exemple montre les dépenses des utilisateurs par catégorie par rapport à l'année dernière.

Un graphique à barres empilées additionne plusieurs valeurs, comme dans l'exemple ci-dessous. Un tel graphique aide l'utilisateur à voir rapidement la relation entre l’évolution des dépenses avec et sans bon de commande.

Line Graph

Les graphiques linéaires sont également des rapports d'analyse des dépenses simples mais efficaces. Ils sont généralement efficaces pour représenter les changements au fil du temps. Par exemple, le graphique linéaire ci-dessous peut indiquer à l'utilisateur en un coup d'œil que le mois de juin a la moyenne des factures à échéance la plus élevée.

Pareto Chart

Dans l'analyse des dépenses, les diagrammes de Pareto sont très utiles dans l'identification des opportunités car ils montrent visuellement la règle des 80/20 : 80 % des dépenses sont comptabilisées par les 20 % des meilleurs fournisseurs (dans l'exemple ci-dessous, c'est plus proche de 3 % !). Garder un œil sur ce diagramme de Pareto des fournisseurs peut indiquer aux achats à quel point ils sont dépendants de leurs principaux fournisseurs.

Sankey Diagram

Un diagramme de Sankey est une représentation en un coup d'œil de la répartition catégorielle. L'épaisseur des lignes change à mesure que les catégories fusionnent. En partant de la gauche au niveau le plus fin, les sous-catégories convergent et forment une catégorie plus large. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir la répartition des conditions de paiement entre les deux régions organisationnelles.

Map report

Un rapport cartographique est un type de graphique qui affiche les dépenses sur une carte géographique. Les rapports de carte sont généralement interactifs, donc cliquer sur un pays ou une géographie en particulier ouvrira un graphique spécifique dans lequel l'utilisateur pourra approfondir. Les rapports cartographiques affichent les points chauds et peuvent être utilisés pour déterminer tout type de facteurs basés sur un pays ou une région.

Treemap report

Le treemapping est une méthode de visualisation de données hiérarchiques avec des carrés de taille proportionnelle. Pour l'analyse des dépenses, ce graphique affiche les dépenses relatives par la taille d'un bloc. Les treemaps peuvent être très sophistiqués et interactifs. Ils sont également très puissants pour visualiser les dépenses relatives dans une seule dimension comme les produits de base, les fournisseurs, etc.

Waterfall Chart

Enfin, le graphique en cascade est utilisé pour montrer les effets cumulatifs des valeurs positives et négatives. Ce type de graphique est communément appelé "pont" en finance. Chez Sievo, nous avons créé un tableau spécial pour la finance et l'approvisionnement appelé SavingsBridge™, sur lequel vous pouvez en savoir plus dans notre eBook "Procurement Loves Finance".

OLAP

OLAP (Online Analytical Processing) est l'approche traditionnelle utilisée lorsque les sources sont rares, car elle offre la possibilité de faire une analyse multidimensionnelle des données et de prendre en compte des calculs compliqués. En tant que base de nombreux types d'applications métier, l'OLAP permet aux utilisateurs finaux d'effectuer une analyse ad hoc des données dans plusieurs dimensions, fournissant ainsi les informations et les renseignements dont ils ont besoin pour une meilleure prise de décision. Le moteur OLAP est la fonctionnalité principale du module d'analyse des dépenses. C'est la technologie qui permet de fournir des réponses aux questions les plus analytiques dans le cadre de l'analyse des dépenses, permettant aux utilisateurs de facilement extraire et visualiser leurs données sous différents angles.

Les capacités OLAP de votre fournisseur d'analyse des dépenses peuvent être classées selon le fait que le produit est doté de son propre moteur OLAP ou s'il s'appuie sur des services d'analyse tiers. Par conséquent, il agit uniquement d'une couche de présentation au-dessus du moteur OLAP tiers. La capacité d'offrir une vue conceptuelle multidimensionnelle des données est une caractéristique clé puissante d'OLAP. Couvrant la prise en charge complète de plusieurs hiérarchies, il permet aux utilisateurs d'analyser simultanément les informations issues de plusieurs systèmes de base de données. Chaque attribut de données est considéré comme une dimension distincte dans cette base de données multidimensionnelle. Cela inclut le produit, la plage de temps ou même le lieu de vente. Les informations peuvent être comparées de différentes manières. De plus, des attributs tels que des périodes peuvent être décomposés en sous-attributs.

Le Cube des Dépenses

Vous voulez en savoir plus ? Merci d'avoir lu Analyse des dépenses 101. Voici quelques-uns de nos autres guides et livres électroniques disponibles gratuitement sur notre site Web.

Procurement Loves Data

https://hub.sievo.com/en-us/resources/procurement-loves-data

Procurement Analytics Demystified

https://sievo.com/resources/procurement-analytics-demystified 

AI in Procurement

https://sievo.com/resources/ai-in-procurement

Procurement Loves Finance

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